ensayo

ORDENACIÓN DOCUMENTAL

DIVISIÓN DE CLASIFICACION Y DESCRIPCIÓN
GLADYS JIMÉNEZ GONZALEZ

Sistema Nacional De Archivos
BOGOTÁ, D. C., - COLOMBIA
2003

CONTENIDO

INTRODUCCION
LOS PROCESOS DE ORGANIZACIÓN
¿Hasta dónde llega la clasificación?
¿Dónde comienza la ordenación?
EL PROCESO DE ORDENACION
1. PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL
Los Manuales de Procedimientos
2. SISTEMAS DEORDENACIÓN
Sistema de ordenación numérico
Sistema de ordenación alfabético
Sistema de ordenación mixto o alfanumérico
3. LA SERIE DOCUMENTAL
Series con unidades documentales simples
Series con unidades documentales complejas
El Expediente
4. FOLIACIÓN
GLOSARIO
BIBLIOGRAFIA

INTRODUCCIÓN

Este documento muestra la importancia del Proceso de Ordenación Documental dentro de la
OrganizaciónArchivística, su relación estrecha e inseparable con el Proceso de Clasificación que
le antecede y con el Proceso de Descripción que le precede.
El objetivo es ofrecer una herramienta de fácil acceso que oriente las labores en los archivos tanto a
nivel teórico como metodológico, en instituciones públicas y privadas, a los archivistas,
funcionarios de archivo, estudiantes e interesados en eltema, que les permita establecer los
sistemas de ordenación documental más adecuados de acuerdo con las características propias de las
series documentales.
El tema se aborda a través de dos capítulos; en primer lugar “Los Procesos de Organización” que
permite ubicar al lector en su propia realidad, la utilización equivocada de términos para las
diferentes labores de la organización archivísticaguiada por la costumbre, para concluir mostrando
los límites de cada uno de los procesos archivísticos y por ende el punto de partida de la
Ordenación.
En segundo lugar se aborda “El Proceso de Ordenación” que parte del concepto y sus
generalidades, para ir descendiendo a lo particular, llevando a quien lo consulta a entender el
Principio de Orden Original, en el cual se basa, así como lossistemas de ordenación y su
aplicación, encontrando ejemplos e ilustraciones prácticos para su posterior aplicación.
También se reflexiona acerca de la incidencia que para las instituciones, tiene la aplicación de
normas de carácter general y particular como los Manuales de procedimientos y su relación con el
tema que nos ocupa.
Se hace énfasis en la definición de Serie Documental como puntode partida del Proceso de
Ordenación, mostrando las características y diferencias propias de las unidades documentales
simples y las complejas para concluir con la foliación como elemento de control que permite
asegurar la integridad de la documentación.
Finalmente, se registra la Bibliografía consultada, la cual se constituyó en apoyo y fuente primaria
de la información que el documentopresenta.
Incluye un glosario con la terminología técnica utilizada, cuyo objetivo es propender por la
normalización del lenguaje archivístico con miras a mantener el estatus del archivo como
manejador, administrador y custodio de la memoria institucional, así como para la comprensión de
su contenido.
Esta es una publicación del Archivo General de la Nación de Colombia, elaborada por GladysJiménez González con el apoyo y la colaboración de Carlos Gamboa Ruíz, Maria Imelda López
Ávila, Clara Inés Casilimas Rojas, Juan Carlos Ramírez Moreno y demás compañeros y
funcionarios de la División de Clasificación y Descripción.

LOS PROCESOS DE ORGANIZACIÓN

Los procesos de organización de archivos son tres: clasificación, ordenación y descripción. A pesar de la
aparente claridad, laprimera dificultad que se encuentra al trabajar en archivos consiste en determinar
qué se entiende archivísticamente por cada uno de ellos, pues las palabras mismas requieren atención por
parte de los encargados de archivos para aclarar sus especificidades.
En la vida cotidiana usamos indistintamente los términos “organizar” y “ordenar”. Así, decimos, por
ejemplo, que “es necesario organizar la...