Ensayo

… ENSAYO SOBRE EL PAPEL DE ADMINISTRACION DOCUMENTAL …

Primero que todo investigue sobre qué se entiende como Administración Documental la cual es un conjunto de actividades administrativastendientes a la planificación manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades y/o empresas desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización yconservación, encontramos que los objetivos principales de la Administración documental son:

1. Establecer los procedimientos para ejecutar rápidamente los trámites de los documentos que seprocesan.
2. Proporcionar información cierta y rápida de los documentos que se requieren.
3. Realizar el control de los documentos que se crean, procesan y archivan.
4. Garantizar en forma permanente laconservación, organización y acceso fácil de los documentos archivados
5. Facilitar la organización y mantenimiento de los archivos
6. Establecer un control racional y ordenado de los documentos quese manejan

Con esta información que obtuve verifique y analice como realice mis funciones a partir de mi labor o labor que realizaba en Ecopetrol Villavicencio – Apiay, cuando gestionaba elarchivo documental de dicha empresa, primero que se observó, es que toda documentación que ingresaba era muy indispensable para cualquier toma de decisiones ya que contenía una información verídica por sucontenido histórico y por la vigencia que contenían ellos, cuando yo recibía un documento lo analizaba y realizábamos un acta por la cual se recibía dicha documentación para así poder realizar eltrámite respectivo en cuanto al lugar especifico que se debe tener en cuenta para poder archivar como por ejemplo (Si el documento o libro que ingresaba era de la parte de producción o mantenimiento de laEmpresa, para así poder ubicar dicho documento para que sea más rápida la busca al momento de utilizarlo nuevamente).

Al momento de ingresar dicho documento se foliaba la cual la empresa en la...