ensayo

GESTIÓN DOCUMENTAL II









YENI PAOLA RINCON LOPEZ








UNIVERSIDAD DEL QUINDIO
FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES
CIENCIA DE LA INFORMACION Y LA DOCUMENTACION, BIBLIOTECOLOGIA Y ARCHIVISTICA
BOGOTA D.C.
2014
GESTIÓN DOCUMENTAL II




YENI PAOLA RINCON LOPEZ



Trabajo presentado para adquirir conocimiento sobre normas de Gestión Documental,Sistemas de Gestión Documental y PGD




Profesora
MARÍA CLEMENCIA RIVERA CRUZ



UNIVERSIDAD DEL QUINDIO
FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES
CIENCIAS DE LA INFORMACION Y LA DOCUMENTACION, BIBLIOTECOLOGIA Y ARCHIVISTICA
BOGOTA
2014
TABLA DE CONTENIDO

1. INTRODUCCION……………………………………………………………..………...……3
2. OBJETIVOS…………………………………………………………………………………..4
2.1. OBJETIVOGENERAL…………………………………………………………………….4
2.2. OBJETIVOS ESPECIFICOS……………………………………………………….……..4
3. ACTIVIDAD No 1……………………………………………………….…..………………..5
4. CONCLUSION………………………………………………………………………………..6
5. REFERENCIAS……………………………………………………………………..………..7
















1. INTRODUCCIÓN


El propósito de la carrera CIDBA, es formar profesionales, con la capacidad de analizar cualquier tipo de información sin importarel soporte; al abordar temas como los Programas de Gestión Documental, los Sistemas de Gestión de Documentos y la normatividad documental vigente, nos permite estar actualizados y ser más competitivos, además de darnos bases para la ejecución de nuestras actividades como profesionales.

















2. OBJETIVOS

2.1. OBJETIVO GENERAL

Elaborar las actividades del PGD,SGD y Normatividad ISO

2.2. OBJETIVOS ESPECIFICOS

Comprender que es el Sistema de Gestión de documentos.
Analizar las ventajas y desventajas de la implementación de un PGD
Estudiar la Normatividad ISO de Gestión Documental














3. ACTIVIDAD No 1
ELABORE UNA FIGURA EN DONDE DESCRIBA: EL SISTEMA DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS
SINTESIS:

El Sistema de Gestión deDocumentos se fundamenta en el control de los documentos durante el ciclo vital de estos; es decir desde su producción hasta la disposición final. Se abordan temas como organización de los documentos físicos y electrónicos; integridad en las Series y Subseries documentales teniendo como principios el de orden original y de procedencia; los plazos de conservación que se encuentran plasmados en las Tablasde Retención Documental y las Tablas de Valoración Documental, después de ser analizados los valores de estos documentos; acceso y disponibilidad de la información tanto física como electrónica; preservación y custodia de los documentos en donde se tienen en cuanta los espacios, infraestructura, unidades de conservación, etc; y por último los procesos de eliminación parcial o completa que ya seencuentran establecidos en las TRD y la TVD.

















INTEGRACIÓN DEL PGD CON EL SISTEMA DE INFORMACIÓN DE LA EMPRESA.


SINTESIS:

La implementación de un Programa de Gestión Documental con el Sistema de Información de la Empresa conlleva a una serie de ventajas y también desventajas:

Ventajas:

Gestión y control efectivo: La empresa obtendrá acceso a toda ladocumentación necesaria para seguir llevando la actividad de la empresa, ahorrando tiempo en búsquedas de documentos, espacios físicos, demora en trámites, etc.
Uso racional de los recursos: Se eliminan y/o disminuyen la duplicidad en documentos, dobles grabaciones de datos, etc.
Seguridad y fiabilidad de la información: Los documentos restringidos y privados de la organización pueden serresguardados, con las medidas de custodia y conservación adecuadas, evitando así pérdidas de información.
Productividad y valor agregado: Al tener un acceso rápido a la información se mejora la productividad, ya que se disminuyen las búsquedas y este tiempo puede ser aprovechado de una mejor manera.
Ahorro: Reducción es espacios de almacenamiento, costos de papel, reprografía, etc....