ensayo

ORGANIZACIÓN DE EVENTOS Y CONGRESOS
Este es un hecho económico y cultural que permite un intercambio social, técnico, profesional y científico. Es una fuente de trabajo e ingresos.
LA VERADERA TAREA
Es la empresa o individuo contratado para la organización de un Congreso. Debe encargarse del listado cronológico de los eventos, incluyendo equipos de trabajo con sus salas y oradores. Incluyeel programa de actividades sociales y del post-congreso.
Será el responsable de la coordinación general de la organización táctica del acontecimiento.
Elabora la estrategia para que la reunión o el Congreso resulte todo un éxito. También actúa como traductor porque traslada los deseos del un cliente a la terminología técnica de los congresos.
Conocer bien el Protocolo y todos los servicioscolaterales y tiene sobre todo autoridad. Representa la inversión inteligente para organizar un evento.
“La experiencia y el profesionalismo no tiene precio, el fracaso si”
EL CLIENTE
La mayoría de las veces el cliente no sabe claramente que es lo que quiere, por esto el OPC debe decodificar cual es la idea y el objetivo del cliente.

EJEMPLO:
MANUAL PARA LA ORGANIZACIÓN DE ACONTECIMIENTOS
ElGabinete de Protocolo está a la disposición de la comunidad universitaria para el apoyo a la preparación de los acontecimientos que se celebran en nuestra Universidad.  
A continuación se ofrecen algunas sugerencias sobre los pasos a seguir para la organización de los mismos. 
 
1 . DENOMINACIÓN DEL ACTO 
Nombre del acontecimiento. 
 
2 . FIJACIÓN DE FECHA Y HORA  
Con antelación suficientepara hacer todos los preparativos, que dependiendo de la envergadura del acto  será de por lo menos 3 meses. 
 
3 . PETICIÓN DE SALA 
Se solicitará la sala que se desee utilizar por escrito en la dependencia correspondiente. 
Dependiendo del montaje de medios necesario para el desarrollo del acontecimiento, será aconsejable reservar la sala el día de la celebración y el anterior. 
 
4 .EDICIÓN DE FOLLETOS, INVITACIONES, CARTELES, etc.
   Gabinete de Imagen y Comunicación Gráfica 
Existe este Gabinete a la disposición de la comunidad universitaria, que hace el diseño de carteles, folletos, invitaciones. Es aconsejable solicitar este servicio con la debida antelación. 
   Persona de contacto D. Enrique Pérez Penedo, director del Gabinete 
    Teléfono: 965903471.     Ubicación: Biblioteca General 
    E-mail: gabimatge@ua.es
    
    Imprenta: 
    Persona de contacto: D. Juan González Pagán, ningún de taller
    Teléfono: 965903472. 
    Ubicación: Pabellón Biotecnología (antiguo edificio Consejo Social) 
    E-mail: impremta@ua.es
         Se deberá proporcionar  modelos indicando tema, título, fecha, lugar, ponentes, etc, con total precisión. 
         Debeencargarse el trabajo con suficiente antelación.  

5 . ENVÍO DE INVITACIONES 
Las invitaciones deberían enviarse con tiempo suficiente (3 semanas aprox.) para las confirmaciones (si fueran necesarias). 
Deberá constar en la invitación la fecha límite de confirmación de asistencia y el teléfono, fax o correo electrónico donde hacerlas.  
 
6 . PARTE DE MANTENIMIENTO 
Se solicitará al servicio demantenimiento todo lo necesario para el desarrollo del acto: megafonía, atril para discursos, tablas presidenciales (indicando el nº de personas que deberían ocuparla, manteles, música, proyectores, banderas, pendón, etc.). 
 
7 . COLABORACIONES 
Si es necesaria la colaboración en el acto de personal de apoyo se solicitará a través del Gabinete de Protocolo que en función del tipo deacontecimiento proporcionará el personal adecuado. 
 
8 . PRESENCIA DEL RECTOR O VICERRECTORES 
Pasos para solicitar la presencia del rector o un vicerrector en un acto:
     1 . Invitación al acto:
         Entregar la invitación personalmente o a su secretaría  con 2 semanas de antelación
         Adjuntar programa completo del acto, con fechas, horarios y  autoridades que van a asistir....