Ensayo

Introducción


En cualquier empresa que se precie se emplean una serie de procesos para llevar a cabo ciertas tareas para que el negocio marche sobre ruedas, por ejemplo la recepción de un pedido de compra de materia prima y todo su procesamiento hasta hacer la entrega del producto terminado al cliente que lo solicitó, un reclamo sobre un producto o servicio y los pasos hasta su solución,recopilación de información necesaria para cumplir con los estándares de calidad o simplemente la contratación de un nuevo empleado en la empresa.

Pero muchas veces estos procesos no se gestionan de un modo óptimo, y nos encontramos con cuellos de botella debidos al flujo de la burocracia interna de cada empresa. En la actual era digital, donde el concepto nube está tomando un nuevo significado, losprincipales procesos de las empresas siguen gestionándose utilizando el papel. En ocasiones, no existen aplicaciones de gestión dando lugar a un retraso administrativo provocando pérdidas en tiempo y dinero a clientes y empresa.

Con la automatización de los procesos internos de una empresa se consigue “mover” toda esa burocracia interna y conectar entre sí todos los procesos haciendo además quetrabajen en entornos diferentes, haciendo eficiente el tiempo y los recursos a esto se le puede conocer como un conjunto de herramientas y servicios que facilitan la administración de los procesos de negocio, empezando por su análisis y definición para localizar dónde están los cuellos de botella o simplemente dónde se puede mejorar el proceso, siguiendo con la ejecución o puesta en marcha de laautomatización del proceso, y finalizando por su monitorización y control, porque es de vital importancia conocer cómo se comporta el proceso para poder mejorarlo o adaptarlo al tipo de negocio de la empresa.

El objetivo de la automatización es la eficiencia a través de la gestión de los procesos de negocio logrando así, reducir errores asegurándose que se comporten siempre igual pudiendovisualizar el estado de los mismos. Se agiliza el flujo de información dentro de la compañía, reduce el tiempo dedicado a tareas repetitivas, permite monitorizar y controlar los procesos para detectar y eliminar los cuellos de botella, permite gestionar la colaboración entre usuarios, incluso de diferentes departamentos, para complementar un estado de un proceso.

En definitiva, automatizar los procesosagiliza las funciones internas de una empresa, ahorra costes operacionales y permite generar más negocio.






Aplicación y beneficios de la automatización de procesos administrativos dentro de la organización





Hablar de automatización desde mi particular punto de vista es hablar de mejora en tiempo de respuesta, incremento en la productividad y ahorro de dinero, aunque esto último puedeestar sujeto a discusión pues existen procesos que ahorran dinero y otros que incrementan el costo debido a su alto valor al implementarlos aunque esto suele ser una sola vez, esto permite a su vez como ya mencione dejar tiempo libre a los altos mandos para la planeación efectiva al no tener que hacerse cargo de tareas repetitivas que ocasionaban atraso en la toma de decisiones puntuales mientras másse invierte en un proceso de automatización mayor es el beneficio obtenido por ejemplo:

Yo trabajo en una institución bancaria en un principio se utilizaban distintos tipos y formas para la realización de depósitos y retiros se manejaban por medio de radio operadores que conectaban con oficinas centrales en la ciudad para determinar si una cuenta poseía el balance para hacer efectivo el pago deun cheque, esto cambio cuando se implementaron los sistemas de cómputo lo que elimino el control manual sumando y rebajando automáticamente lo que se recibía por medio de un cajero los beneficios obtenidos, balances en tiempo real, mejora en tiempos de respuesta.

Continuando con este modelo de ejemplos sobre la aplicación de procesos administrativos podría señalar el implementado recientemente...