Ensayo

IMPORTANCIA DE LA GERENCIA DE PROYECTOS EN LAS INSTITUCIONES EDUCATIVAS

Por. Alex David Morales Acosta.


En la actualidad para todas las organizaciones se ha convertido de gran importancia organizar y administrar los recursos para el desarrollo de proyectos, esta disciplina es conocida como Gerencia de Proyectos. Con ella las organizaciones pueden terminar un proyecto complemente dentro de losparámetros iniciales de este, de una manera óptima y eficaz en lo que tiene que ver con alcance, tiempo y costo.

En la Gerencia de Proyectos existen unas fases que van permitiendo el control del proyecto paso a paso para asegurar el éxito del mismo, además, de que debe ser revisado periódicamente por la dirección de proyecto permitiendo realizar actividades correctivas o preventivas con el finde fortalecer el proyecto. Cada una de estas fases debe llevar una documentación de las actividades a realizar para mantener un control, así como roles, responsabilidades y generar un producto entregable el cual se pueda evaluar con el fin de alcanzar el objetivo final.

Todos los proyectos incluidos los de orden educativo empiezan en la fase de inicialización, en la cual se autoriza formalmentedel nuevo proyecto, entregándole total autoridad al director del proyecto para que pueda disponer de los recursos que requiera para iniciar las actividades propias del proyecto, para ello es necesaria el ACTA DE INICIACION DEL PROYECTO, está es emitida por un ente externo a la organización (patrocinador del proyecto) que pueda soportar la financiación del proyecto.

La siguiente fase llevada acabo por la Gestión de Proyecto es la llamada fase de planeación, es catalogada la fase de mayor importancia debido a que en ella se recolectan todas las posibles áreas (entre las áreas tenemos: Integración, alcance, tiempo y costo) en donde un proyecto puede tener influencia en las cuales se hará énfasis, para conseguir excelentes resultados. Cabe resaltar que cada área en particular juega un papelimportante en el desarrollo del proyecto.

En este caso analizaremos cada una de estas áreas los proyectos con fines educativos, el plan de gestión de integración trata la toma de decisiones acerca de donde centralizar los recursos y esfuerzos de la investigación. Para ello se debe dar inicio al proyecto con el acta de constitución que expresa los requerimientos básicos del ente patrocinador delproyecto. Seguidamente se debe asignar un director como se mencionó en la fase de inicialización, el cual establece las actividades generales del proyecto, como nombrar su equipo de trabajo, establecer los roles y responsabilidades década participante, para lograr las metas propuestas de acuerdo a su función. Otro proceso importante del área de integración es la detección temprana de error o cambioque manifieste el patrocinador para encontrar una solución, la cual no economiza costos innecesarios que tendríamos, en el caso de no llevar un orden y control del proyecto.

Dentro de la fase de planificación del proyecto, se debe tener claridad hasta donde se quiere llegar en el proyecto de la institución educativa, esto se denomina plan de gestión de alcance. Para definir el alcance loprimero que debemos realizar es la recopilación y análisis de la información contenida en el acta de constitución del proyecto. Para realizar adecuadamente la planificación del alcance, se propone trabajar con una descomposición jerárquica llamada Estructura de Desglose de Trabajo (EDT), con la cual se subdivide el trabajo del proyecto en partes que se puedan controlar y manejar de una manera más fácily ágil, para afinar cada una de las decisiones optimizando el resultado de la investigación o producto entregable.

Un punto importante a mencionar en la fase de planificación del proyecto es el plan de gestión de tiempo, donde se busca que el proyecto se entregue en el tiempo establecido. Para que esta área o etapa se puede llevar acabo, se utiliza la herramienta conocida como cronograma, la...