Ensayo

Los eventos no son, en su mayoría, debidamente planeados. Un sondeo realizado por Spectrum Communications, una empresa organizadora de eventos, sobre el mercado de conferencias, indica que las empresas, casi siempre fallan al preparar, ellas propias, sus reuniones.

Se verificó que el tiempo para planearlas y organizar es frecuentemente insuficiente, así, como el tiempo de preparación y ensayode los presentadores.

0. Presentación
1. Gestión de la agenda del jefe
2. Planificación diaria, mensual y anual
3. Organización de eventos

Por otro lado, los objetivos ni son, en la mayoría de las veces, identificados.


Un evento bien preparado es medio camino andado para garantizar que en él se pueda venir a desarrollar un buen trabajo, o sea, alcanzar los objetivos propuestospara los varios temas de la agenda o programa.

El primer paso para la organización de cualquier evento es responder a las cinco cuestiones básicas que están subyacentes a cualquier organización. Todo el plan del acontecimiento, su estilo, tipo, duración, contenido y posible valor asienta en las respuestas las cinco cuestiones fundamentales.

1. ¿Por qué la necesidad de realizar un evento?2. ¿Que se pretende alcanzar?
3. ¿Quién debe asistir?
4. ¿Cuando se debe realizar el evento?
5. ¿Donde se debe realizar?

Tipo de eventos y su organización

Eventos informativos

Asamblea: Grupo numeroso de personas que tienen que tomar decisiones. En asociaciones la asamblea es la reunión de todos los miembros. El presidente desempeña una función importante, vela por la buena marcha ydetermina si las cosas se salen o no del orden del día.

Conferencia: Exposición oral de 1 o varias personas, puede seguirse de un coloquio, el objetivo es proporcionar información o transmitir conocimiento.

Jornadas: Conjunto de reuniones de estudio o trabajo con número elevado de personas, se realizan en más de 1 día, su principal objetivo es impartir conocimiento.

Simposio: Exposiciónoral por parte de varios expertos sobre un tema. La duración de la intervención es de 10 o 20 min.

Organización y planificación.

1. Fijar: Lugar del evento, Fecha, Elección de conferenciantes y ponentes.

2. Determinar responsables del trabajo de organización y conducción del evento.

3. Determinar con antelación listado de personas e instituciones a quienes se cursará invitación.

4.Determinar gastos de organización y analizar planes de financiación.

5. Determinar horario del evento, debe ser razonable y realista.

6. Elaboración del programa de desarrollo del evento. Debe estar hecho 2 o 3 meses antes de la fecha.

Eventos promocionales

Ferias y exposiciones: Eventos protagonizados por empresas o asociaciones como medio publicitario o para conseguir aumento de lasventas, pueden ser:

- Permanentes- se instalan en la propia sede.
- Temporales: Con algún acontecimiento.

Organización y planificación

En algunas empresas ésta organización la asume el Dep. de relaciones publicas. Para preparar el stand hay que considerar:

1. Visitar y determinar el lugar de exposición.

2. Entrar en contacto con los organizadores.

3. Contactar con áreas decontratación necesarias para preparar el stand.

4. Preparar lista del material necesario.

5. Contactar con transportistas (Logística).

6. Diseñar plan de marketing.

7. Vigilar montaje e instalaciones técnicas.

8. Diseñar calendario de actos.

Inauguraciones y aniversarios: una inauguración es la apertura de una nueva sede, conlleva una progresión de la empresa. Un aniversario es unacto convocado por la empresa para resaltar éxitos logrados.

Organización y planificación

1. Elegir fecha.

2. Elección de invitados.

3. Elaborar y mandar invitaciones, para su elaboración hay que tener en cuenta el destinatario.

4. Contratar los medios de transporte.

5. Elaborar un folleto informativo sobre el aniversario, se deberá elaborar con antelación suficiente.

6. Otros...