Ensayos

1. OBJETIVO.


Describir las actividades, funciones de cada miembro de la compañía para emitir la correcta documentación e información requerida para los procesos , los documentos se realizan con base en la información suministrada por el cliente interno y externo mediante los formatos y procedimiento descrito en cada uno de los procedimientos o instructivos relacionados en el manual deseguridad. Este procedimiento mantiene la información a través de los documentos que se emiten por la compañía.










































2. ALCANCE.

Aplica para todos los funcionarios y personas en el área administrativa y operativa, de laorganización.

3. DEFINICIONES.

* 3.1 PRO-SEL-AN: Procedimiento selección asociados de negocio 01
* 3.2 Orden de cargue: Es la orden que emite la empresa de transportes "TRANSPORTES CUNDINAMARCA" al conductor para presentar donde el cliente y pueda cargar sin ningún contratiempo.
* 3.3 Remesa: Es el contrato que se realiza entre el generador de carga "CLIENTE" y la empresatransportadora "TRANSPORTES CUNDINAMARCA" estas deben venir debidamente firmadas y/o selladas por el destinatario o con los soportes del cliente.
* 3.4 Manifiesto de cargue: Es el contrato que se realiza entre la empresa transportadora "TRANSPORTES CUNDINAMARCA" y el conductor del vehículo, para que el conductor tenga soporte de los que se va a cobrar en la empresa.
* 3.5 Cumplidos: Es el paquetede documentos que solicita la empresa al conductor como soporte en c/u de los despachos, los documentos que debe tener la empresa son: Cotización, Pedido, Orden de cargue, Remesa, Manifiesto. Y los documentos que debe traer el conductor son: Orden de cargue, Remesa, Manifiesto.
* 3.6 Comprobante de anticipo:
* 3.7 Destino Seguro: Proveedor de servicios en red el cual nos permite llevar unseguimiento satelital de los despachos realizados por la compañía.
* 3.8 SYSCOM: Programa designado por la organización para llevar toda la operación de la misma.

4. RESPONSABLES.

Son todos los miembros activos y cada departamento de la compañía.

5. PROCEDIMIENTO.

5.1 Departamento Comercial.

* 5.1.1
Realizar la visita a los clientes, ofreciendo los servicios detransportes de la compañía.

* 5.1.2
Llenar los formatos establecidos en el “PRO-SEL-AN-01” estipulado por la compañía

* 5.1.3
Una vez llene los requisitos descritos en dicho procedimiento, se llega a un acuerdo donde se establecen las rutas y tarifas.

* 5.1.4
Con esta información se pasan los documentos al dpto. de seguridad y dpto. Administrativo para el respectivo aval ycreación de cliente.

* 5.1.5
Una vez el cliente solicite el servicio vía mail, se envía la orden de cargue a despachos donde informa tipo de vehículo, peso, valor del flete.

5.2 Despachos:

* 5.2.1
Se inicia recibiendo la solicitud del servicio emitida por parte del departamento comercial, vía mail, informando tipo de vehículo, peso, valor del flete.

* 5.2.2
Un vez listo elvehículo se procede a realizar la orden de cargue. La cual se envía vía mail a departamento de seguridad para iniciar seguimiento.

* 5.2.3
Se realiza la guía o remesa con sus respectivos valores, Ciudad de origen y destino, se imprimen 3 copias el cual dos (2) de ellas van con sello de DEVOLVER FIRMADO Y SELLADO por el destinatario, la otra copia queda como soporte en el archivo. Ubicado endespachos en la carpeta remesas organizado por numero consecutivo.

* 5.2.4
Se procede a realizar el manifiesto de carga ingresando remesa con valores y Ciudad de destino, se exporta al ministerio de transporte para que sea asignado un numero automático de manifiesto, en caso de que no sea asignado por causas del sistema se procede a ingresar un numero pre asignado por el ministerio de...