Ensayos

MODULO:
PRODUCCION Y TRÁMITE DE DOCUMENTOS

SOLUCION GUIA # 3

APRENDICES:

YUDI ANDREA GIL
JONATHAN RAMOS

INTRUCTORA:
ERIKA CAMACHO

GRUPO:
63757

SENA
BOGOTA D, C 10 DE AGOSTO DE 2010
UNIDAD DE CORESPONDENCIA:
Es una oficina donde se reciben, clasifican, radican, registran y entregan los documentos y comunicaciones internas y externas, tanto para los jefes o funcionarios delas diferentes dependencias. Son todas las comunicaciones de carácter privado que llegan a las entidades, a título personal, citando o no el cargo del funcionario. No generan trámites para las instituciones.

FUNCIONES DE LA UNIDAD DE CORRESPONDENCIA:

Las entidades deberán establecer de acuerdo con su estructura, la unidad de correspondencia que gestione de manera centralizada y normalizada,los servicios de recepción, radicación y distribución de sus comunicaciones, de tal manera, que estos procedimientos contribuyan al desarrollo del programa de gestión documental y los programas de conservación, integrándose a los procesos que se llevarán en los archivos de gestión, centrales e históricos. Cuando existan regionales, deberán contar con unidades de correspondencia en cada una de sussedes y si existen varias sucursales en una misma ciudad, la entidad determinará conforme a sus necesidades, si centralizan en una de ellas la recepción de las comunicaciones oficiales, o si en cada sede, habrá unidad de correspondencia. En todo caso, se debe propender por el control y normalización unificado en cada entidad.

COMUNICACIONES OFICIALES:

Son todas aquellas recibidas oproducidas en desarrollo de las funciones asignadas legalmente a la entidad, independientemente del medio utilizado; Radicación de Comunicaciones oficiales es el procedimiento por medio del cual, las entidades asignan un número consecutivo, a las comunicaciones producidas, dejando constancia de la fecha y hora de la fecha de recibo o de envío, con el propósito de oficializar su tramite y cumplir con lostérminos de vencimiento que establezca la ley.

DEFINICION TRD:

Es el listado de series con sus correspondientes tipos documentales, producidos o recibidos por las unidades administrativas de una entidad, en cumplimiento de sus funciones, a las cuales se les asigna el tiempo de permanencia en cada fase de archivo; Que las Tablas de Retención Documental son el instrumento archivístico, esencialque permite la normalización de la gestión documental, la racionalización de la producción documental y la institucionalización del ciclo vital de los documentos en los archivos de gestión, central, e histórico de las entidades.

PRIMERA ETAPA:

Investigación preliminar sobre la institución y fuentes documentales. Compilar la información institucional contenida en disposiciones legalesrelativas a la creación y cambios de la estructura organizacional, organigrama vigente, resoluciones y/o actos administrativos de creación de grupos de trabajo, funciones y manuales de procedimientos. · Aplicar la encuesta a los productores de los documentos con el fin de identificar las unidades documentales que producen y/o tramitan.

SEGUNDA ETAPA:

Análisis e interpretación de la informaciónrecolectada. · Analizar la producción y trámite documental teniendo en cuenta las funciones asignadas a las dependencias y los manuales de procedimientos. Identificar los valores primarios de la documentación, o sea, los administrativos, legales, jurídicos, contables y/o fiscales. · Conformar las series y subseries con sus respectivos tipos documentales.
Establecer los tiempos de retención opermanencia de las series y subseries documentales en cada fase de archivo: Gestión, central e histórico con el fin de racionalizar la producción y garantizar la protección del patrimonio documental de la Entidad, desde el momento en que se produce el documento hasta su· disposición final. · Adelantar la valoración documental, teniendo en cuenta el uso, la frecuencia en la consulta y las normas...