Ensayos

Oficio Simple

SU DEFINICIÓN, SUS DIFERENCIAS RESPECTO A LA CARTA, SU ESTRUCTURA, SUS ELEMENTOS
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Definición y diferencias del oficio
Se entiende por oficio, la forma de correspondencia que sustituye a la carta en las oficinas del Gobierno y en ciertas instituciones como, sindicatos, clubes, etc.
El oficio se diferencia de la carta, o sea de la forma usada en lacorrespondencia comercial, en los siguientes puntos:
1º. En una serie de conceptos o datos llamados generalmente ¨referencias iníciales¨ o ¨Cuadro clasificador¨, que contienen estos datos: Nombre de la dependencia que gira el oficio, departamento, y sección que lo tramitan, numero del escrito en orden progresivo, y clasificación de expediente.
2º. En un elemento denominado ASUNTO, quesintetiza el contenido del oficio, para facilitar a las personas que expiden o reciben este documento, enterarse rápidamente del contenido de mismo. Por tanto, la síntesis que se hace en el asunto debe ser clara, precisa y breve, pues la falta de estas cualidades lo invalida, y no llena el objeto a que ésta destinado.
3º. En que se sustituye la expresión, señor, señora o señorita, por la deCiudadano, o Ciudadana en los oficios del Gobierno, o Compañero, o Compañera, en los sindicatos o clubes. (Abreviado C., y en plural CC.)
4º. En que se suprime el vocativo, que siempre figura en las cartas.
2º. En un elemento denominado ASUNTO, que sintetiza el contenido del oficio, para facilitar a las personas que expiden o reciben este documento, enterarse rápidamente del contenido demismo. Por tanto, la síntesis que se hace en el asunto debe ser clara, precisa y breve, pues la falta de estas cualidades lo invalida, y no llena el objeto a que ésta destinado.

Elementos del oficio

a) El membrete, impreso o escrito en máquina, como en la carta.

b) Las referencias iníciales o cuadro clasificador, según quedaron definidas en líneas anteriores.
Se escribengeneralmente en el punto 40 de la escala
c) El asunto.

Se escribe también en el 40, separado de las referencias por 4 interlíneas.

d) La fecha.

También está escrita en el 40, separada por 2 ó 4 interlíneas, del ´´asunto´´.

e) La dirección, como en la carta.

Se escribe en el margen izquierdo (punto 20 generalmente), separado de la fecha por 4 interlíneas.

f) Losantecedentes del oficio que se contesta, escritos en el 40, y separados de la dirección por 2 interlíneas. Por ejemplo:

S/o núm. 745 del 7 d/a.
(Esta alusión figura únicamente en los oficios de respuesta).

g) El texto o cuerpo del oficio, como en la carta.

Entre los márgenes 20 y 75.

h) La despedida, escrita en los puntos 25 ó 40.

i) El lema, escrito en elpunto 40, todo con mayúsculas.

j) La antefirma, y el nombre del firmante, en el punto 40.

k) Los datos finales, anexo, c.c.p. y referencias, como en la carta; pero escritos en el margen 20.

Secretaria de educación publica

Dependencia DIRECCION GENERAL DEEDUCACION SECUNDARIA TECN.
Sección Departamento Técnico.
Mesa Inspección
Numero de oficio 1325Expediente E-C-7-142

Asunto: Exámenes a titulo de Suficiencia
Se comisiona al C. Inspector Juan
De los Ríos....