Entorno Multiproyectos

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Entorno multiproyectos 1/2


La situación más habitual en las organizaciones es trabajar simultáneamente con varios proyectos pequeños, lo que se conoce como un entorno multiproyectos. En este entorno aparecen nuevos retos y dificultades en la dirección de proyectos.
Este artículo está dividido en dos partes: la primera másteórica e introductoria, y la segunda más práctica y con herramientas.
¿Qué es un entorno multiproyectos?
El entorno multiproyectos es aquellas situación donde confluyen varios proyectos que comparten recursos. Lo que genera una competición entre los proyectos para conseguir los recursos en el momento apropiado, y una interdependencia que hace que las decisiones o acontecimientos en uno de ellosafecten al resto.

Aunque lo más habitual es que la situación de multiproyecto se dé entre proyectos de una misma organización, también es posible que ocurra entre proyectos de diferentes organizaciones. Imaginemos un proyecto de desarrollo de un sistema mecánico complejo que incluya el desarrollo de determinados componentes por parte de empresas especialistas. En esta situación puede darse el caso deque parte de los ensayos de validación, o de obtención de datos, se deban hacer sobre el sistema completo, por lo que va a existir un recurso llamado “ensayo” o “prototipo” que afectará a los planes de desarrollo de las diferentes empresas.
Implicaciones del entorno multiproyectos
La mayor complejidad del entorno multiproyectos afecta de forma significativa a la forma en que se deben planificar ygestionar los proyectos, así como a las necesidades y forma de trabajar de la organización, al incrementar la importancia de la gestión del portafolio de proyectos. De esta forma, el entorno multiproyectos tiene las siguientes implicaciones:
Dificulta el proceso de planificación, ya que la disponibilidad de los recursos está afectada por las necesidades y planificaciones de los otros proyectos.Introduce una limitación adicional sobre el proyecto, ya que cualquier decisión o cambio que se aplique debe considerar el efecto sobre los otros proyectos.
Introduce un riesgo adicional debido a la interacción del proyecto con los otros. Esta interacción puede implicar que los atrasos en otros proyectos nos impidan tener un determinado recurso a tiempo, y por tanto nuestro proyecto también seatrase.
También crea oportunidades al poder aprovechar sinergias entre proyectos, como compras conjuntas o un mejor aprovechamiento de los conocimientos generados.
Incrementa la presión y reduce la productividad de los recursos al tener que dar respuesta a varios proyectos simultáneamente, haciendo que estos deban auto gestionarse en lugar de dedicarse únicamente a ejecutar las tareas.
El foco de laorganización deja de estar centrado en analizar el desempeño de los proyectos de forma individual, para pasar a estar centrado en el conjunto de proyectos; ya que en esta situación, la optimización de cada proyecto individual no significa la optimización del resultado conjunto.
Se incrementa la cantidad de conflictos entre proyectos debido a la mayor interrelación. Esto requiere implementar algúnsistema que permita resolver estos conflictos de la forma más eficiente para la organización.
Recursos que te pueden ayudar con este tema
Libro: Cadena Critica
Libro: Advanced Multi-Project Management
Programas de gestión de multiproyectos
Cómo se trata el entorno multiproyectos en las metodologías
Básicamente existen dos formas de tratar la situación de entorno multiproyectos en las metodologíasde gestión de proyectos:
Aceptando la multitarea.
Esto significa que los recursos pueden realizar simultáneamente diferentes tareas, para lo cual se destina un determinado porcentaje de dedicación a cada tarea. Consecuentemente, la duración de las tareas en los respectivos cronogramas se ajusta de acuerdo a esta dedicación. Si aplicamos este concepto a los tres proyectos del ejemplo obtendríamos...