entrega de labores

CARGO : ASISTENTE ADMINISTRATIVO (CONTRATOS)
PROCESO PARA LEGALIZACION DE CONTRATO MEDIANTE POLIZAS DE SEGURO
Este proceso aplica para contratos nuevos, Otro Si de contratos en ejecución y para Actas de recibo de obra (cuando el contrato se termina).

1. INICIO: Cuando el documento a legalizar (contrato; OTRO SI o acta de recibo final) es recibido por el asistente administrativo.
2.DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD:
Primero: Se debe verificar que el documento contenga la firma de ingeniero de la empresa correspondiente.
Segundo: El documento debe ser enviado por correo a la persona encargada del trámite para la solicitud de las pólizas, a continuación se relacionan datos de envió.
Corredor: CARDENAS Y DEL BUSTO ASESORES DE SEGUROS LTDA
Nombre: Pedro Cardenas o María Helena
Correos:cyd_seguros@hotmail.com y seguroscyd@gmail.com
Teléfonos: 311 514 9394 y 465 3789.
Tercero: las pólizas deben ser enviadas por el corredor de seguros máximo tres días después del envió por correo del documento a legalizar.
Se trabaja con tres aseguradoras para la expedición de las pólizas:
SURAMERICANA:
Persona de contacto: Natalia
Teléfono: 6024850 Ext 104
LIBERTY:
Persona de contacto: Luz AidaTeléfono: 2113000 Ext 110 - 105
EQUIDAD:
Persona de contacto: Carmen Viviana Claros
Teléfono: 5922929 Ext 344


3. DECISION: Se reciben las pólizas por parte del corredor y es responsabilidad del Asistente administrativo la revisión de las misma, pasos a tener en cuenta para su revisión y aprobación:

CONTRATO NUEVO Y OTRO SI
el tomador debe estar a nombre de la empresa por la cual está el contrato.JAOO O CASTELL
Cuando el contrato en nuevo se reciben dos pólizas Responsabilidad civil y cumplimiento.
Las fechas de vigencia y cubrimiento de dichas pólizas deben estar de acuerdo a la cláusula de garantía del contrato,se bebe tener en cuenta la fecha en que inicia el contrato y en la fecha que finaliza.
Imagen de contrato Ejemplo:





























ACTA DE RECIBO FINAL
Estas pólizas son la modificación de pólizas ya realizadas a los contratos Nuevos y Otro sí.
Solo se modifica la póliza de cumplimiento, la RC queda igual.
En este caso solo se debe verificar que las fechas de Calidad y Estabilidadestén de acuerdo a la fecha en la cual se firmó el Acta de Recibo final.
Cuando el contrato inicial no tiene cobertura de calidad y estabilidad no se realiza el trámite para solicitar las pólizas.

Después de revisadas las pólizas se procede a su aprobación enviando un correo nuevamente al corredor de seguros, para que expida dichas pólizas y poder realizar el pago correspondiente y los ingenierosfirmen las mismas.

4. ARCHIVO Y RADICAION DE DOCUMENTO
Una vez se tengan las pólizas se deben enviar a radicar los originales, con firma de los ingenieros y con recibo de pago original (si se canceló algún valor por las pólizas).

PROCECESO FLUJO DE CAJA
El flujo de caja en un archivo vivo (se debe alimentar diariamente), en el cual se almacena la información de los ingresos y egresos de las dosempresas CASTELL Y JAOO.
Ruta donde se encuentra el archivo
C: escritorio\FRANCY BARRIGA- FLUJO DE CAJA 2014
En la primera parte del archivo se encuentran las facturas que CASTELL Y JAOO, realizan a sus clientes y estas se ingresan según fechas de radicación.
En la parte del medio se encuentra relacionada toda la maquinaria (retroexcavadoras y excavadoras, minicargadores, vibrocompactadores)que se encuentra en las obras, tanto las alquiladas como las propias, la información de costos se debe alimentar diariamente según el Drive y las facturas que radiquen en la oficina.
En la última parte se encuentran los egresos administrativos y de proveedores, los cuales se deben proyectar e ingresar tan pronto vayan llegando.

PROCESO ACTUALIZACION DE CUDRO DE CONTRATOS
El cuadro LISTADO DE...