Entregas certificadas

III. ENTREGAS CERTIFICADAS


1. Definición.

La Entrega Certificada es una alianza estratégica a través de la cual el Proveedor y el Cliente se comprometen a realizar todas las operaciones necesarias para garantizar al Consumidor Final total confiabilidad en términos de la calidad del producto, de la información que suministra, de su manejo físico, y de la exactitud de los documentos queamparan cada transacción. Cuando el Proveedor utiliza para la entrega una Empresa Prestadora de Servicios Logísticos -EPSL- esta empresa será considerada como parte integral de la compañía proveedora y por lo tanto, bajo el esquema de Entregas Certificadas que se está planteando, el Cliente está certificando al Proveedor.

Ha sido definida como una de las mejores prácticas en los programas deRespuesta Eficiente al Consumidor “ECR”, al minimizar los costos asociados con la verificación, el tiempo en el recibo, la manipulación de la mercancía, las notas contables, las devoluciones y la repetición de operaciones en el proceso logístico.


2. Objetivo General.

Eliminar la repetición de verificaciones con base en la garantía ofrecida por el Proveedor sobre la seguridad de su proceso.El Proveedor certifica que lo facturado (reseñado en el aviso de despacho o la remisión), solo incluye artículos solicitados y que la cantidad anunciada para cada uno es igual a la entregada físicamente.

Beneficios Generales de la Entrega Certificada:

Reducir el tiempo de atención del proveedor para recibo de mercancía: espera, descargue y verificación.
Reducir la excesiva manipulación dela mercancía.
Reducir el desgaste administrativo en la solución de diferencias.
Asegurar la calidad de la entrega desde el comienzo de la cadena de abastecimiento.
Consolidar la relación como socios entre el Proveedor y el Cliente.


3. Definición del Acuerdo.

Conjuntamente los socios comerciales (cliente, proveedor, EPSL) analizan la situación actual, y definen el acuerdo para entregascertificadas, precisando el procedimiento para desarrollar cada uno de los siguientes puntos:

Determinar la manera de comunicarle el pedido al proveedor: EDI, Fax, Correo, Teléfono, etc.
Definir la frecuencia de pedido, días de pedido, fecha y hora de entrega.
Determinar la forma de entregar la información, al transportador y al cliente, sobre la mercancía enviada: Aviso de Despacho (EDI),Factura o Remisión.
Determinar la forma de enviar la información, al transportador y al cliente, de la mercancía recibida: Aviso de Recibo (EDI), Factura ó Remisión visada con la firma del recibidor y el sello del cliente.
Definir entre el proveedor y el cliente las EPSL que harán parte del acuerdo en entregas certificadas.
Definir el procedimiento a seguir en los casos que vaya a haber un cambioen la EPSL.
Precisar la duración de cada etapa de la alianza para entrega certificada así como el porcentaje de revisión.
Definir los períodos de vencimiento y criterios de calidad del producto que se utilizan como base para la inspección de la mercancía en el recibo.
Precisar los empaques y sub-empaques a utilizar al entregar la mercancía. En todos los casos el subempaque definido deberápoderse manejar como una unidad, de tal forma que será indispensable el uso de algún implemento que permita agrupar los elementos que lo conforman. Igualmente, se deberá establecer cuales será las garantías ofrecidas por el proveedor a su cliente, que le permitan a éste último saber que la unidad no ha sido violada.
Definir las condiciones de manipulación de la mercancía entre el proveedor y la EPSL.Convenir la información y codificación a utilizar tanto en unidades de venta como en empaques.
Definir metas para calificar la capacidad de respuesta a los pedidos de mercancía.
Definir los esquemas de seguridad que se utilizarán para el transporte de la mercancía.
Definir las características de los vehículos que llevarán a cabo la entrega en el punto de recibo (centro de distribución, punto...