Envio Y Recepcion De Documentacion

Páginas: 3 (641 palabras) Publicado: 22 de octubre de 2012
ENVÍO Y RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS
La recepción de documentos constituye un acto jurídico y administrativo que compromete a la dependencia como tal para la realización expedita y eficiente de untrámite institucional; además, en la medida en que los documentos que la dependencia capta día con día constituyen la materia prima de la infraestructura informativa institucional, la recepción de documentosconstituye también un evento con importantes implicaciones para el manejo y acceso ulterior a la información requerida por aquella. En este sentido, en la recepción de documentos oficiales deberácumplirse siempre con tres requisitos complementarios:
Los envíos de documentos que se hacen al Departamento de Archivo General de forma tradicional, se reciben y conservan temporalmente de acuerdo altipo de documento y el periodo de vigencia del mismo. Después de lo cual se valoran, depuran o conservan permanentemente en el caso de documentos históricos.
Procedimientos

 • Sellarla yregistrarla.
            Leerla y verificar que sea para la oficina.
• Jerarquizarla: la que puede contestar ella y la que debe atender el jefe.
• Contestar y mecanograficar la que nosotros atendamos.
•Sintetizar la información de la otra.
• Buscar los expedientes correspondientes si ya existen.
• Presentarla al jefe y recibir instrucciones o dictado.
• Mecanograficarla o capturarla y revisarlaantes de presentarla a firmar.
• Separar y repartir las copias o sacarlas.
• Colocar la copia en expedientes para su seguimiento.
• Elaborar un acuse de recibo si es necesario.
• Archivar la copia.Entidad productora: nombre de la razón social
Nombre de la razón social: nombre de la unidad administrativa
Código: Identifica a las unidades productoras de documentos
Serie:
Retención: plazo en elque los documentos deben permanecer en el archivo de gestión o central,
Archivo de gestión: se reúne la documentación en trámite en busca de solución a los asuntos iniciados
Archivo central: Se...
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