equipo y liderazgo

TECNOLOGÍA GESTIÓN ADMINISTRATIVA
YURLEY FABIOLA VELANDIA ANDRADE

RECEPCIÓN TELEFÓNICA

EQUÍPOS TELEFÓNICOS
En el mercado encontramos teléfonos sencillos de disco; teléfonos de teclado,
con opciones de altavoz, marcación automática, memoria y música de espera,
entre otras; teléfono inalámbrico con las opciones anteriores y la ventaja del
desplazamiento por la oficina, sin interrumpir lallamada,
el teléfono celular por medio del cual es posible
comunicarse con una persona en cualquier lugar del
país, y los denominamos teléfonos inteligentes, que
responden las llamadas y si el cliente conoce el número
de la extensión, vuelve innecesaria la intervención de la
operadora del conmutador.
Es importante resaltar el uso de estos equipos como
mecanismos para agilizar la atencióna los usuarios y los
clientes que requieren información de la empresa; pero
jamás serán sustitutos de las personas.
Cualquiera que sea el equipo, lo importante es
mantenerlo en buen estado, limpio y con el cordón
desenredado; no colocar adornos, carpetas o
documentos encima del teléfono.

CLASES DE TELÉFONO QUE SE MANEJAN EN LA EMPRESA
TELÉFONO DIRECTO:
Sirve para establecer comunicaciónsin la intervención de una tercera persona:
Salude, identifique la empresa, identifíquese usted y diga una expresión de
cortesía.
NOTA: Si su empresa consta de varias dependencias y en
su dependencia existe además de la extensión del
conmutador un TELÉFONO DIRECTO, conteste así:
- Salude
- Identifique la dependencia o sección y la empresa
- Identifíquese usted.
- Diga una expresión decortesía

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TELÉFONO INTERNO
Sirve para establecer comunicación entre las diferentes dependencias. Es una
extensión del conmutador. Por lo tanto, permite realizar también llamadas
externas.
Para establecer comunicación interna, no necesita de la intervención de la
operadora del conmutador.
Conteste este teléfono en lasiguiente forma:
- Salude
- Identifique la dependencia o sección
- Identifíquese usted.
- Diga una expresión de cortesía
CONMUTADOR Es un aparato telefónico a través del cual se reciben llamadas
externas para ser transferidas a las dependencias de la empresa o se efectúan
llamadas fuera de la empresa por solicitud de algunas dependencias.
Contéstelo así:
- Salude
- Identifique la empresa
-Identifíquese usted.
- Diga una expresión de cortesía
CITÓFONO
Es un equipo de comunicación interna. Consta de un aparato central y tantos
intercomunicadores como necesite la empresa.
Contéstelo así:
- Identifíquese usted.
- Diga una expresión de cortesía

GUÍAS TELEFÓNICAS
Unas de las normas que se deben tener en cuenta con respecto
a las guías telefónicas es mantener a mano losdirectorios
telefónicos de la ciudad, las páginas blancas y amarillas y
además mantener actualizado los directorios especializados de
la empresa y de la oficina.
A continuación se relacionan algunos detalles sobre las guías
telefónicas:
* Si no sabe el número al que se desea llamar, debe consultarse
el directorio telefónico. Habrá que procurar mantener a mano los
directorios telefónicos que seusan con mayor frecuencia.
Al buscar los nombres debe consultarse el índice impreso en la

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parte superior de las páginas del directorio. Esta referencia, similar a la de los
diccionarios, ofrece el primero y el último nombre que aparecen en la página.
El directorio telefónico también incluye la guía “clasificada” quecontiene el
nombre, dirección y teléfono del suscriptor, bajo la clasificación de su negocio,
ya sea industrial, comercial y de servicios. Esta guía es muy útil cuando se
desea encontrar el nombre del representante de un producto, aunque no se
conozca o apenas se tenga una idea del tipo de su negocio. Esta parte del
directorio telefónico es bastante conocida con el nombre de “PAGINAS
AMARILLAS”....