Equipo Y Materiales De Archivo

Capitulo 1
Concepto de archivo y su importancia.

Objetivo: Adquirir la habilidad de retención de los contenidos conceptuales a través del análisis, resolución de casos y exposición, que muestren lo asimilado por los alumnos de forma significativa.
Analiza:
* Concepto de archivo
* Importancia de los archivos
* Papel del archivista
* Fines de los archivos
* Archivar
*Archivador semi-activos
* Inactivos
* Archivos generales o centralizados
* Departamentales o por secciones
* Personales
* Tipos de comunicación escrita y ejemplos
* Ciclos de vida de un documento
* Glosario
* Cuestionario
* Resolución de casos.

• Concepto de archivo: El archivo es el lugar en el que se custodian documentos públicos o particulares.•Importancia de los archivos: Son importantes para la administración y cultura por que los documentos que la conforman son imprescindibles para la toma de decisiones basadas en antecedentes. Pasada su vigencia estos documentos son potencialmente parte del patrimonio cultural y de la identidad nacional.
•Fines de los archivos: Es ser centros activos dinámicos de información centros vitales de estudio einvestigación. Centros de desarrollo de la empresa y el país.
•Archivos: Es el ordenamiento metódico y adecuado de los términos escritos, tradiciones, artes, la ciencia y la tecnología para su conservación y consulta.

•Archivos activos- semiactivos:
* Activos: Esta formado por los documentos del años o solución y los documentos que se encuentran de respuesta o solución y los documentos de añosanteriores que mantengan su vigencia, se redacta el documento se envía.
* Semi-activos: Esta formado por los documentos no activos de mas de un año que son materia que consulta aunque no frecuente. Solo se guarda y se necesita se vuelve a sacar.
•Inactivos: Son los documentos que se guarda por mas años.
•Generales o centralizados: Son documentos que se guardan en el mismo lugar y esconsultando por distintos departamentos.
•Documentos o por sección: Estos son archivos que se guardan por departamentos para que puedan ser accesibles personales para cada persona que trabaja.
•Tipos de comunicación escrita y ejemplos:
* Interna: Circular, Acta de junta (Minuta), Memorando, Informes, Convocatoria, Otros.
* Externa: Carta comercial, escritos de carácter social. Escritosoficiales.
•Ciclo de vida de un documento: El ciclo de vida de un documento comercial implica 5 etapas:
1. Creación o recibo
2. Archivo y protección
3. Utilización
4. Transferencia
5. Eliminación.
Glosario
Archivonomia: Ciencia en la que se aprende el arte de archivar.
Archivar: Sistema para organizar y guardar los documentos en forma ordenada y eficiente en un archivador.Sistema: Conjunto de normas establecidas para el funcionamiento adecuado de algo.
Archivero o Archivista: Persona que tiene a su cargo un archivo.
Archivo: Sitio donde se custodian o guardan documentos.
Gaveta: Nombre que recibe cada uno de los cajones que conforman un archivador.
Marbete: Letrero central que sirve para identificar lo que contiene cada gaveta.
Guía con ojete: Indicadores quecontiene una gaveta con las letras del alfabeto, títulos geográficos o numéricos.
Bloques seguidores: Sirven para sostener y comprimir los expedientes dentro de la gaveta. Sirve de base para la ordenación de los expedientes
Guía principal: Indicador de primera a séptima posición, de acuerdo con el ancho de la gaveta.
Guía secundaria: Auxiliar de una guía principal. Sirve para facilitar lalocalización de los expedientes.
Guía especial auxiliar: Se utiliza después de una guía principal para subdividir una sección.
Guía fuera: Guía con cejilla central o lateral que se utiliza para indicar que un expediente fue prestado.
Expediente individual: Carpeta o folder que reúne de tres documentos en delante de una misma persona, empresa o asunto.
Expediente misceláneo: Carpeta o folder que...