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MANUAL DE ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS DE GESTIÓN EN LAS OFICINAS MUNICIPALES

PALOMA FERNÁNDEZ GIL

Paloma Fernández Gil

1ª edición, 1997 2ª edición, 1999

© CEMCI © Paloma Fernández Gil
Edita: CEMCI I.S.B.N.:84-88282-43-5 Depósito Legal: Gr-78-97 Imprime: Ediciones Adhara, S.L. c/ Golondrina 28 bajo 18110 - Las Gabias - Granada

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A mis padres Julia y Rafael por haberme apoyado siempre

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Quiero expresar mi agradecimiento al CEMCI por haber pensado en mí para la realización de este Manual y por su infinita paciencia. También quiero dar las gracias a Soledad Benito, archivera delAyuntamiento de Móstoles, pues sin su ánimo y consejo nunca se habría acabado este libro. A Carmen Cayetano, Julia Mª Rodríguez, Eugenio Villarreal, Julio Cerdá y demás miembros del Grupo de Archiveros de Madrid que con su experiencia y, en algunos casos, su documentación han contribuido a la redacción de este Manual. Muchas gracias también a Joaquim Llansó del Archivo de la Universidad Carlos IIIde Madrid por aportarme una valiosa bibliografía que me ha ayudado enormemente. A los alumnos de los cursos que he impartido y que con sus experiencias me han hecho reflexionar sobre los archivos de oficina. Por último, un agradecimiento especial a Javier y a mis hijos Cristina y Javier por las tardes que he dedicado a unos documentos de oficina que ni siquiera les he presentado.

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El autor habrá realizado correctamente su labor en la medida en que el lector logre emplear el Manual de manera eficaz y eficiente, lo que constituye el objetivo primordial de su elaboración.*

* La Preparación de Manuales de Gestión de Documentos para las Administraciones Públicas: Un estudiodel RAMP.- París: Programa General de Información y UNISIST; UNESCO, 1991.- 38p. (PGI-91/WS/18)

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ÍNDICE
INTRODUCCIÓN ....................................................................................................... 17

I. LA GESTIÓN DOCUMENTAL. ALGUNAS CUESTIONES SOBRELOS DOCUMENTOS Y LOS ARCHIVOS ............................................................ 21 1. ¿Qué es un archivo?............................................................................................ 23 2. La gestión de documentos ................................................................................. 31 3. Los documentos en las oficinas municipales. Clases de documentos.............. 37

II. ORGANIZACIÓN DE UN ARCHIVO DE GESTIÓN ...................................... 49 1. ¿Cómo organizar el archivo de una oficina? ...................................................... 51 1.1. Cuestiones previas ........................................................................................ 51 1.2. Reunión de trabajo....................................................................................... 52 1.3. ¿Cuándo comenzar la organización? .............................................................. 54 1.4. Documentación necesaria ............................................................................. 55 2. Plan de actuación ............................................................................................... 57 2.1. Los documentos de apoyo y ladocumentación informativa auxiliar .............. 57 2.1.1. Elaboración de índices........................................................................ 61 2.2. Documentos sin vigencia administrativa. Procedimiento de transferencia al Archivo Municipal .................................................................................... 64 2.3. Documentos tramitados de consulta frecuente....