EQUIPOS Y MATERIALES DE ARCHIVO

EQUIPOS Y MATERIALES DE ARCHIVO

MATERIALES ANTIGUOS
• Gancho o espigón: Es una base de metal o madera con un punzón que permite insertar los documentos (facturas)

Ventajas: No requiere de gran espacio para su ubicación, los documentos se colocan fácilmente, Fácil de transportar.
Desventajas: Los documentos no se encuentran clasificados, la información de los documentos se perfora, losdocumentos se exponen a la suciedad ya que no están protegidos.

MATERIALES ANTIGUOS
• Nido de palomas: Mueble de madera que se puede colocar sobre una mesa, tiene varias divisiones pequeñas con un gran fondo y en los cuales se puede guardar documentos pequeños o tamaño carta. Ventajas: Los documentos se guardan y accesan fácilmente, permite aplicar un orden alfabético, permite la integralidad delos documentos.

Desventajas: Los documentos se pueden extraviar con facilidad, no hay protección de éstos de factores ambientales y la capacidad de la documentación es limitada.

MATERIALES ANTIGUOS
• Tabla Shannon: Tiene una prensa, su base puede ser de metal, madera o plástico, sujeta los documentos. Se utiliza mucho en las oficinas de ingenieros, ejecutivos de venta, mercadeo, encuestas oregistro civil. Ventajas: Económica, fácil de transportar y accesar los documentos. Desventajas: Capacidad limitada para los documentos, se expone mucho a la suciedad y a que se arruguen, se puede extraviar fácilmente, la prensa puede
dañar los documentos.

MATERIALES ANTIGUOS
• Carpeta de acordeón: Tiene varias divisiones, por lo general permiten clasificar en orden alfabética. Fue el primersistema de archivo vertical, hoy día permite guardar facturas, recibos, certificaciones o documentos pendientes de entrega.

Ventajas: Económica, los documentos se pueden clasificar y ordenar, facilita la búsqueda de los mismos.
Desventajas: Solo permite guardar poca cantidad de documentos, los documentos se pueden extraviar fácilmente, se deteriora muy rápidamente por ser cartón y los que sonde plástico se rajan por sobrecargarlos.

ARCHIVOS DE GESTIÓN

Escritorios: Son un mueble tipo mesa, en el entorno de oficina es usado diariamente, por lo general tienen forma rectangular con en forma de «L». Tienen muchos cajones o gavetas incorporados. En él podemos realizar las diferentes actividades de archivo diarias que surgen en la oficina.

ARCHIVOS DE GESTIÓN

Sillas: Asiento decuatro patas, elaborado de diferentes materiales como hierro, plástico y de la combinación de ambos materiales su diseño puede ser moderno, ergonómico y elegante.

ARCHIVOS DE GESTIÓN

Archivadores verticales de metal y madera: Se fabrican en distintos tamaños, los hay de dos, tres, cuatro y seis gavetas. La mayoría en las oficinas son de metal o acero. Los de madera son más caros y no tienentanta capacidad como los de metal. Son los comúnmente utilizados en las oficinas para archivar la documentación de la empresa.

ARCHIVOS DE GESTIÓN

Estantes: Mueble abierto que se utiliza usualmente para colocar libros, archivadores de palanca, se puede colocar en espacios reducidos.

ARCHIVOS DE GESTIÓN

Ficheros: Mueble que contiene ordenado fichas, posee varias gavetas de poca altura,la documentación se puede colocar verticalmente u horizontal, algunas veces los utilizan para guardar microfilmaciones.

ARCHIVOS DE GESTIÓN
Estanterías Estanterías Metálica o de madera: Son muebles abiertos que permiten colocar los archivadores de palanca, libros, discos compactos. Estanterías Compactas o Móviles: Son muebles de metal, sellados herméticamente, por lo general ahorran espacio yprotegen los documentos contra el polvo, insectos y roedores. Tienen la desventaja de que su costo es muy elevado, pesados y condensan la humedad.

ARCHIVOS DE GESTIÓN

Cajas de cartón para proteger fondos documentales: Se utilizan para guardar los documentos que no están en constante uso y para trasladar los que han cumplido su valor administrativo o legal del archivo de gestión al central....