Equipos y materiales

EQUIPOS Y MATERIALES.
La eficiencia de los sistemas de archivo depende en gran parte del equipo y materiales utilizados.
Para ser eficaz, el sistema debe:
1. Ahorrar tiempo. Esto significa que elequipo y los materiales deben ser diseñados de tal manera que quienes manejan los documentos no hagan movimientos innecesarios.
2. Proporcionar protección adecuada a los documentos. Algunos archivosdeben tener cerraduras para proteger su contenido: otros deben ser a prueba de incendio.
3. Conservar espacio. Los archivos deben ser diseñados de tal manera que no ocupen más espacio del que seaabsolutamente necesario.

ARCHIVOS DE CORRESPONDENCIA.
Hoy, la mayor parte de los gabinetes de archivo sonde metal especialmente acero.
Las gavetas deben tener deslizadores telescópicos paraproporcionar sostén a éstas cuando están totalmente extendidas. Los deslizadores en sí mismos se mueven sobre cojines o rodillos de nylon, de tal manera que se puedan abrir y cerrar fácilmente con unamano.
El armazón interno del gabinete debe estar firmemente reforzado.
Características adecuadas de los gabinetes.
Las gavetas de los archiveros no siempre están completamente llenas, de manera quelos documentos deben estar firmes dentro de ellas para que se sostengan verticales por medio de algún dispositivo de la parte posterior de la gaveta.
Los bloques seguidores, como generalmente sedenominan, se utilizan para sostener y comprimir los documentos. Ellos se mueven hacia para atrás y hacia adelante en el cajón del archivo y se fijan en la posición deseada para sostener los documentos.Para las guías no sean sacadas accidentalmente de las gavetas, la mayor parte tienen varillas para guías que se introducen a través de agujeros en una o más proyecciones en el fondo. Esto mantiene lasguías en la gaveta, pero permite que se muevan hacia delante y hacia atrás a lo largo de las varillas.
Si los documentos están demasiado apretados en las gavetas de archivo, se arrugarán y tomarán...