Equipos y Técnicas De Oficina

República Bolivariana de Venezuela
Ministerio del Poder Popular para las Comunas y Protección Social
Centro de Formación “Jesús Obrero”
Cátedra: Equipos de Oficina

MATERIALES DE ARCHIVO

Autores:
Castillo Mayte
Figuera Emmanuel
Caracas, junio de 2011
Introducción
Las empresas públicas o privadas realizan transacciones diversas, las cuales originan registros en forma de cotizaciones,facturas, pedidos y solicitudes diversas.  Muchos de estos documentos requieren ser conservados en forma ordenada, sistemática, de forma tal que cuando haya necesidad de referirse a ellos por cualquier circunstancia, puedan ser localizados fácil y prontamente.
El archivo en la empresa es uno de los instrumentos más importantes, ya que en él se recopila en forma organizada los registros,documentos de interés para la empresa.  El procedimiento de clasificar, organizar y conservar los registros de una empresa en forma sistemática se le conoce como archivar, actividad que se realiza con la finalidad de lograr rapidez y eficacia en la localización de los documentos.
Un sistema de archivo está conformado por todos los elementos y materiales necesarios para conservar, retirar y usar lainformación que se necesite, así se tiene: carpetas (diferentes tipos), etiquetas, rótulos, estantería, contenedores, entre otros; en la presente investigación se hará énfasis en cada uno de los antes nombrados con la finalidad de profundizar conocimiento con respecto a los materiales de archivo. Se espera sea de su interés y agrado.

Bandeja: Bandeja perfeccionada, del tipo que es utilizada comoarchivador en material de oficina, caracterizada esencialmente por el hecho de comprender una superficie plana de apoyo de material a archivar y que dispone de dos paredes laterales y una pared trasera, teniendo las primeras mayor altura que la trasera, presentando dichas paredes laterales a la altura de la pared trasera una disminución de espesor constituyéndose tanto en las paredes laterales comotrasera doble tabique que define un faldón periférico de manera que permita la adaptación de una bandeja con otra para un conjunto archivador de-sobremesa, al apoyar en la, parte superior, de menor espesor, de las paredes laterales, el faldón periférico de la bandeja superior y la adaptación para archivadores tipo cajón, al apoyar cada faldón en las guías laterales del archivador tipo cajón.Rótulo: Título que parece impreso en la pestaña superior de la guía.  Identifica cada guía, describiendo lo que aparece o debe archivarse detrás de ella.
Etiquetas adhesivas móviles ("post-it"): pueden servir como índices o marcadores. Pueden utilizarse sólo para la ordenación provisional de los documentos, ya que el pegamento daña el papel.

Etiquetas adhesivas fijas de diferentes tamaños y colores:están indicadas para su colocación en las cajas y carpetas de archivo como carteles o indicadores de contenido. La utilización de diferentes colores permite diferenciar las series u oficinas.

Índices y separadores de carpeta y ficheros, preferiblemente de cartulina. Se aconsejan los separadores de carpetas de hoja completa, que permite escribir normas de utilización de la carpeta.

Bandejasclasificadoras apilables: para los documentos en trámite, aprovechando cada bandeja para una serie documental.

Contenedores de documentos:
Camisas (de papel), carpetillas (de cartulina) y guardas:
Su utilización es fundamental en el archivo de oficina y se debe utilizar siempre que sea necesario relacionar varios documentos. Habitualmente se utilizarán las carpetillas de cartulina paraguardar los expedientes y las camisas de papel para agrupar documentos dentro de un expediente. El tamaño de la carpetilla ha de ser adecuado al grosor del expediente, siendo necesario fuelles de 1, 2 o 3 cm. a partir de 50 hojas. Las carpetillas deberán llevar solapas, preferentemente laterales, para que los documentos no se salgan y no sea necesario utilizar otros mecanismos de sujeción (grapas,...