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CIRCULAR EXTERNA No. 001-2001

“ELABORACIÓN Y ADOPCIÓN DE TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL”

ETAPA 1.Capacitación: El Archivo General de la Nación continuará durante el año 2001, desarrollando elprograma de capacitación dirigido especialmente a los funcionarios de archivo con miras a la elaboración y aplicación de la tabla de Retención Documental.
ETAPA 2. elaboración y prestación: Con baseen lo lineamientos impartidos por el Archivo General de la Nación, las entidades públicas elaborarán y presentarán sus respectivas Tablas de Retención Documental ante la instancia archivística queoportunamente se informará y de acuerdo con el siguientes calendario, así:
a. Municipios de Categoría 5 y 6, fecha límite julio de 2002
b. Municipios de Categoría 3 y 4, fecha límite septiembre de 2002c. Municipios de Categoría 1y 2, fecha límite noviembre de 2002
d. Distritos Especiales, Turísticos, Culturales e Históricos fecha límite noviembre de 2002.
La elaboración y correspondientetrámite de las Tablas de Retención Documental serán coordinados con las entidades evaluadoras.
ETAPA 3. Evaluación y aprobación: Las instancias evaluadoras estudiarán las Tablas de Retención Documental enun plazo no superior a 10 meses después de la fecha límite de presentación.
ETAPA 4. Aplicación: Aprobadas las Tablas de Retención Documental, deberán ser aplicadas por cada una de las dependenciasmunicipales y las instancias archivísticas territoriales verificarán su aplicación. El Archivo General de la Nación adelantará labores de verificación similares.
Por su parte las oficinas de Planeacióny Control Interno o quienes hagan sus veces comprobarán, de conformidad con las normas vigentes, que las actividades relacionadas con la elaboración y aplicación de las Tablas de Retención Documentalestén incluidas en los correspondientes planes anuales de acción.
Con la política archivística que propugna el Archivo General de la Nación y en este caso particular, con la Tablas de Retención...