Escritura De Cartas

Cómo Preparar y Redactar una Carta
 
Antes de escribir una carta comercial a un posible cliente, una carta de advertencia a un miembro del personal de la empresa o cualquier otra carta especialmente complicada, necesita saber cómo redactar bien las cartas difíciles. Tiene que ser capaz de hacer elesquema de una carta, crear una presentación adecuada, elegir un diseño apropiado, escoger unformato relevante y seleccionar un estilo de escritura oportuno.
Hacer el esquema de su carta
Tanto si tiene que escibir una nota de agradecimiento o un aviso de despido, debería pensar bien lo que quiere decir al lector antes de empezar a escribir. Para prepararla bien, debe tener en cuenta sus objetivos, el conjunto de todos los hechos y la persona que va a recibir su correspondencia. Manejandoesta información, puede esbozar un borrador de esa carta difícil.
Sus objetivos
Empiece considerando exactamente por qué está escribiendo esta carta en particular y qué desea conseguir con ella. A lo mejor tiene que denegar la petición de descuento de un cliente, pero también quiere conservar la relación y mantener futuros pedidos. Puede que necesite recordar a alguien que no ha cumplido unapromesa, animándole a cumplirla ahora. Anote esos objetivos para que los tenga claros cuando empiece a escribir. Le ayudarán a enfocar su carta.
Los hechos
Enumere todos los hechos relevantes relacionados con la carta. Por ejemplo, si está respondiendo a una queja de un cliente, debería conocer la naturaleza de la queja, si es válida o no, quién es el responsable en el caso de que sea válida, y lasmedidas que ha de tomar para satisfacer al cliente. Para asegurarse de que está bien familiarizado y al día de los hechos, necesita comprobar sus anotaciones, mirar la correspondencia y las notas de las conversaciones telefónicas, y buscar consejo si fuera necesario. Por ejemplo, si está a punto de despedir a alguien, debe consultar con un abogado laboralista antes de hacerlo.
Su lector
Necesitacomprender a la persona que va a abrir su carta lo mejor posible. Imagine lo que estará pensando mientras desdoble la carta, e imagine lo que quiere saber y leer. «¿Qué hay aquí para mí?» es un pensamiento que tienen muchos lectores (a veces inconscientemente). Decida qué es lo que les hará responder del modo que quiere que respondan, que realicen el siguiente pedido o que paguen una cuentapendiente. Averigüe lo que desencadenará la respuesta que quiere obtener de ellos.
El borrador
Después de haber considerado sus objetivos, los hechos y la persona a la que está escribiendo, será capaz de redactar un borrador. Como ejemplo, imagine que quiere quejarse por un artículo defectuoso que adquirió a un proveedor y que ahora está fuera de garantía. Sus objetivos son que se lo cambien y quedarbien con el proveedor, ya que necesitará hacer negocios con él en el futuro. Ya sabe y ha tomado notas acerca de cuándo compró el artículo, los problemas que ha tenido, cómo se resolvieron (o no), lo que ha ido mal ahora y cómo quiere que se solucione. La persona a la que se está dirigiendo es bastante obstinada y práctica.
Basándose en esta comprensión, puede empezar a enumerar los puntos quequiere incluir en la carta: por qué la está escribiendo, lo que compró y cuándo, los problemas y sus respuestas, el último problema, lo que quiere que hagan y para cuándo. Ponga estos puntos en un borrador para que pueda trabajar en su apariencia, diseño, formato y estilo, y para poder producir finalmente una versión pulida y lista para ser enviada al receptor en su debido momento.
Crear lapresentación correcta
Debería considerar cómo debería ser su carta cuando sea remitida al cliente, al proveedor, al empleado o a quien sea. Desde luego, si trabaja para una empresa grande, no podrá ejercer ninguna influencia sobre su presentación: por lo general, usted simplemente dicta lo que quiere escribir, lo pasan a máquina, firma la carta, ¡y ya está!
Sin embargo, si puede elegir, es mejor que...