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GUIA SERIES Y SUBSERIES

INTRODUCCION

Respetado Estudiante:
Dentro del proceso sistémico para la gestión de archivos y con el conocimiento de las anteriores guías, mediante la apropiación de los mismos propuestos desde los apoyos teóricos y los trabajos de campo; usted ya ha adquirido unas competencias, con base en las prácticas reales para el manejo de los mismos, consolidando con laexperiencia de esta guía una visión general en cuanto a: recibo, registro, radicación y despacho de documentos.
Le invitamos a continuar con el mismo entusiasmo y dedicación hasta ahora demostrado en su proceso de enseñanza-aprendizaje.
Ahora es importante que usted se apropie de este material que lo apoyara en el desarrollo de su evidencia.
Para estas actividades, con la orientación del docente sesocializarán los procesos escritos a nivel individual y grupal con el fin de adquirir los conocimientos sobre el tema.
Se recomienda que su participación en el progreso de la presente guía se realice de manera responsable y comprometida.
Para usted todos los siguientes temas son muy familiares en este nivel de su formación, avanzando y progresando obtendremos lo propuesto.
Los invito, queatentamente hagan un repaso o reafirmen conocimientos y desarrollen auténticamente sus ejercicios requeridos solo así se darán cuenta de sus alcances y logros. Es importante que el producto de cada una de sus evidencias (actividades), sea archivado y organizado en el portafolio de evidencias.

CONCEPTOS BASICOS

Archivo: Conjunto de documentos, sea cual fueresu fecha, su forma y el soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona, institución pública o privada, en el transcurso de su gestión.

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Archivos de Gestión

El Archivo de Gestión o de Oficina es aquel en donde se reúne la documentación en trámite, en busca de solución a los asuntos iniciados, la cual es sometida a continuautilización y consulta administrativa por las mismas oficinas u otras que las soliciten.

Importancia de los Archivos de Gestión: Facilitan el control y seguimiento de la documentación.
Fuente de consulta para la toma de decisiones.
Iniciador del proceso de normalización archivística (Archivo Total).

Archivo Central

Unidadadministrativa donde se agrupan documentos transferidos trasladados por los distintos archivos de gestión de la entidad, una vez finalizado su trámite, que siguen siendo vigentes y objeto de consulta por las propias oficinas y los particulares en general

Importancia del Archivo Central: Contribuye a facilitar el cumplimiento de los principios que informan lasactuaciones de la Administración: Los de Eficacia y Eficiencia.

Contribuye a facilitar el cumplimiento de los principios de legalidad y transparencia de la Administración.

3

Archivo Histórico

Aquel al cual se transfiere la documentación del archivo central o del archivo de gestión, que por decisión del correspondiente Comité deArchivos, debe conservarse permanentemente, dado el valor que adquiere para la investigación, la ciencia y la cultura.

Importancia del Archivo Histórico: Permiten la elaboración o reconstrucción de cualquier actividad de la administración.

Proporcionan un servicio eficaz y eficiente en la consulta de la información.

Son fuenteprimaria para la historia y son testimonio de la memoria colectiva de una Nación.
4

Ciclo Vital del Documento

3ra. FASE

2da. FASE

1ra. FASE

Archivo Histórico Permanente

Archivo
Central
(Intermedio) Archivo De Oficina
(Activo)

Conservación y
Eliminación

Utilización y
Mantenimiento

Nacimiento...