estados financieros



El Archivo y la conservación de documentos en el área financiera y contable de las empresas.














Elaborado por:


Yanary Moreno
Laura Morales
Elizabeth Mora
Edwin Mosquera bulla
Mauricio Millán
Contenido.



1. Los archivos administrativos:

1.1Definición.
1.2 Clases.
1.3 Características.


2. Selección de los documentos de archivo.


3. Importancia de la organización del archivo y la conservación documental en las ares financieras y contables de la empresa.


4. Manejo automatizado de la información frente a:


a) El internet.

b) Las redes sociales.

c) Los correos electrónicos.

d) Al exceso de información disponible.1.

1.1 Los archivos administrativos

Los define como conjuntos orgánicos de documentos, o la reunión de varios de ellos, reunidos por las personas jurídicas, públicas o privadas, en el ejercicio de sus actividades, al servicio de su utilización para la investigación, la cultura, la información y la gestión.
Asimismo, se entiende por archivos las institucionesculturales donde se
Reúnen, conservan, ordenan y difunden para los fines anteriormente mencionados dichos Conjuntos orgánicos”.

1.2 Clases de archivos administrativos


Archivo de gestión o de oficina
En este archivo reposan los documentos generados en los procesos de gestión administrativa. El tiempo de permanencia de la documentación en éste depende fundamentalmente del trámite y de lasnormas internas indicadas en las TRD, para luego decidir su traslado al archivo central. Las oficinas deberán transferir al Archivo Central aquellas series y subseries documentales que hayan cumplido el tiempo de retención señalado en la TRD correspondiente. Deberán transferirse los expedientes con sus tipos documentales ordenados -respetando la secuencia de su producción-, y previamentedepurados -extrayendo copias, tarjetas sociales, circulares, memorandos informativos, que no impliquen valores secundarios-. Toda transferencia deberá ir acompañada de un inventario en el que se relacionarán las series, subseries y unidades documentales, consignando las fechas extremas y el número de folios.
 
Archivo central o intermedio
A este archivo son transferidos los documentos de los archivosde gestión cuya consulta no es tan frecuente, es decir, cuando están en su segundo ciclo de vida (semiactivos). El archivo central deberá facilitar la consulta tanto a las oficinas productoras como al público en general de acuerdo a las normas que lo regulen. Recibidos los documentos en el archivo central, el Jefe de este deberá constatar que las series y subseries documentales transferidasconcuerdan con el inventario que las relaciona.



Archivo históricamente o permanente
Aquel al cual se transfiere la documentación del archivo central o del archivo de gestión que por decisión del correspondiente comité de archivos, debe conservarse permanentemente, dado el valor que adquiere para la investigación, la ciencia y la cultura. Al transferir la documentación al archivo histórico se debecotejar con el inventario para incorporarla al fondo documental correspondiente, señalándole la signatura topográfica.

1.3 Características de los documentos de archivo
Nombre y la extensión: cada archivo se identifica con su nombre que debería indicar su contenido y por una extensión alguna veces es opcional que suele identificar el tipo de archivo.

El nombre de losarchivos permite normalmente hasta 256 caracteres mientras que la extensión consta de 3 a 4 caracteres.


Los archivos tienen un tamaño que se mide en bytes kilobytes, megabytes, gigabytes y depende de la cantidad de datos que contengan.

Los archivos pueden contener diferente tipos de información como los archivos de imágenes, de audio, de video, etc.


Los archivos se organizan en...