ESTRATEGIA DE COMPRAS

TÉCNICAS Y ESTRATEGIAS DE COMPRAS.
Compras
La función compras se ocupa de la administración del proceso de adquisición, lo cual implica decidir qué suministros se usarán, negociar contratos y averiguar cuándo es conveniente comprar en la misma localidad. Compras debe satisfacer las necesidades de suministro a largo plazo de la empresa y respaldar las capacidades de la misma para la producciónde bienes y servicios. Esta tarea reviste importancia crucial para cualquier organización, ya se trate de ventas al detalle, de un proveedor de servicios o de un fabricante. El rendimiento de las cadenas de suministro internas y externas depende del grado en que se realice con eficiencia la tarea descrita.
El proceso de adquisición
El proceso de adquisición comprende cinco pasos básicos:
1.Reconocer una necesidad. El proceso comienza cuando compras recibe la
solicitud de comprar materiales o servicios externos. La solicitud (llamada requisición
de
compra incluye la descripción del artículo, la cantidad y calidad requeridas y la fecha
de entrega deseada. En una empresa manufacturera, el departamento de compras
recibe normalmente del departamento de control de producción laautorización para
comprar. A sú vez, control de producción se guía pór lás decisiones tomadas de
antemano para usar outsourcing, o bien, para fabricar o comprar los elementos
necesarios. Generalmente, el departamento de compras influye de manera importante
en esas decisiones, porque tiene mayor conocimiento de lás capacidades y el
rendimiento de cada proveedor. En una empresa minorista,la decisión de qué
mercancía conviene comprar es equivalente a la decisión de qué conviene vender;
lás decisiones de marketing y compras están entrelazadas. En el caso de los
proveedores de servicios, lás decisiones de compra están basadas en la necesidad de
reabastecer los artículos y servicios consumidos pór la empresa en el suministro de
servicios.
2. Seleccionar proveedores. Estepaso implica identificar proveedores capaces de
suministrar los artículos, agrupar los elementos que puedan ser proporcionados por
el mismo proveedor, solicitar licitaciones para los artículos requeridos, evaluar lás
cotizaciones en función de criterios múltiples y seleccionar finalmente a un proveedor.
Cuando se ha celebrado con anterioridad un contrato a largo plazo para el suministrode un artículo, este paso ya no es necesario.
3. Hacer el pedido. El procedimiento de colocar un pedido puede ser complejo y
lento, como cuando se trata de artículos caros y que se compran una sóla vez, o bien, tan sencillo como una llamada telefónica cuando se trata de artículos estándar
que se piden en forma habitual al mismo proveedor. En algunas situaciones de alta
utilización, elproveedor realiza embarques cada día, o incluso cada turno, sin que se
le tengan que enviar órdenes de compra. En la actualidad, muchas empresas están
enlazadas por computadora con sus proveedores, lo cual simplifica aún más el
proceso de hacer pedidos.
4. Seguir el rastro del pedido. Este procedimiento incluye el seguimiento habitual de
los pedidos con el fin de evitar retrasos en laentrega o desviaciones con respecto
a las cantidades solicitadas en cada pedido. Los proveedores son contactados por
carta, fax, teléfono o correo electrónico. El seguimiento reviste una importancia
especial en compras cuantiosas, cuando un retraso puede perturbar los programas
de producción o implicar la pérdida de la buena voluntad de un cliente y de ventas
futuras.
5. Recibir el pedido.Con frecuencia, los embarques que llegan tienen que revisarse
para comprobar la cantidad y la calidad, enviando notificaciones a compras, a la
unidad que hizo la requisición de compra, a control de inventarios y a contabilidad. Si el
embarque no ha llegado en condiciones satisfactorias, compras tendrá que decidir
si es preciso devolverlo al proveedor. Los registros sobre puntualidad,...