Estructura de costo

Estructuración de Costos: Conceptos y Metodología

Autores Ortiz Aragón Alfredo, Rivero Guillermo. Pact USA. Edicion de junio del 2006. www.pactworld.org info@pactlac.org

Índice
1. 2. 3. 3.1. 4. 5. 5.1. 5.2. INTRODUCCIÓN.......................................................................................................................2 ESTRATEGIA ORGANIZACIONAL Y GESTIÓN DE COSTOS.....................................2 POLÍTICA DE COSTOS.............................................................................................................3 FORMULACIÓN DE UNA POLÍTICA DE COSTOS.....................................................4 ESTRUCTURACIÓN DE COSTOS.........................................................................................4 PROCESO DE ESTRUCTURACIÓN DECOSTOS ............................................................7 Mapeando las operaciones y clarificando las necesidades de información..................8 Definiendo los centros de costo y revisando y/o adoptando un plan de cuentas.....9

5.3. Estableciendo y/o confirmando los presupuestos por centro de costo y procediendo a la ejecución deactividades.................................................................................... 14 5.4. Consolidando la información contable y elaborando reportes .................................. 15

ANEXO 1—MÉTODO SIMPLE DE TASA DE COSTOS INDIRECTOS.............................. 18 ANEXO 2— MÉTODO MÚLTIPLE DE TASA DE COSTOS INDIRECTOS ...................... 21 ANEXO 3—FLUJO DE PROCESO FINANCIERO CONTABLE........................................... 27 ANEXO 4—POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS........................................................................ 28

1. Introducción Los sistemas financieros/contables de la mayoría de las ONG´s tienden a ser construidos para responder a las demandas de los financiadores principales de la ONG. En este esfuerzo de satisfacer a los financiadores, se descuidan las necesidades internas deinformación financiera, dejando a los usuarios principales de esta información sin la capacidad de tomar decisiones adecuadamente informadas. Además, los sistemas tienden a desvincular la información financiera de los procesos técnicos o actividades programáticas que generan los costos. Esta desvinculación resulta en las áreas (departamentos) financieras/contables que terminan trabajando por los donantesprincipales de la organización y no por la organización en sí, ignorando los usuarios internos que deben ser el enfoque principal de su gestión. La gestión financiera se ve favorecida si la organización ha incluido en su sistema financiero/contable un enfoque de centros de costos, dado que ello permite un mejor ordenamiento de los costos e información pertinente para apoyar la toma de decisiones.Por otra parte, una implementación apropiada de centros de costos permite contabilizar los costos directos de los proyectos y a su vez asignarles su “parte justa” de los costos indirectos (personal administrativo, contable, alquiler de oficinas, etc.). Así, esta práctica favorece la recuperación total de costos y permite que una organización cuente con la información y los sistemas que sustententanto la negociación de proyectos como los reportes requeridos por las diversas fuentes de financiamiento. El propósito de sistemas financieros es la provisión de información de la vida económica de la organización para la toma de decisiones y para operar transparentemente. El ordenamiento y asignación apropiada de costos considerando las diversas operaciones de una organización facilita lagestión de proyectos, el análisis financiero y la toma de decisiones. A su vez, la implementación de centros de costos y el análisis de costos indirectos promueve la sostenibilidad financiera. El propósito de la metodología presentada en este documento es el de intentar cambiar los enfoques tradicionales de producción y uso de información financiera, para que los usuarios internos de las ONG´s...