Estructura De Un Manual

Los manuales son textos utilizados como medio para coordinar, registrar  datos e información en forma sistémica y organizada. También es el conjunto de orientaciones o instrucciones con el fin de guiar o mejorar la eficacidad de las tareas a realizar.
Son documentos detallados que contienen en forma ordenada y sistemática, información acerca de la organización de la empresa.
 Son de granutilidad ya que:
* Uniforman y controlan el cumplimiento de las funciones de la empresa.
* Delimitan actividades, responsabilides y funciones.
* Aumentan la eficiencia de los empleados, ya que indican lo que se debe hacer y cómo se debe hacer.
* Son una fuente de información, pues muestran la organización de la empresa.
* Ayudan a la coordinación y evitan la duplicidad y las fugasde responsabilidad.
* Son una base para el mejoramiento de sistemas.
* Reducen costos al incrementar la eficiencia.

Pueden distinguirse los manuales de:
Organización: este tipo de manual resume el manejo de una empresa en forma general. Indican la estructura, las funciones y roles que se cumplen en cada área.
Departamental: dichos manuales, en cierta forma,  legislan el modo en quedeben ser llevadas a cabo las actividades realizadas por el personal. Las normas están dirigidas al personal en forma diferencial según el departamento al que se pertenece y el rol que cumple
Política: sin ser formalmente reglas  en este manual se determinan y regulan la actuación y dirección de una empresa en particular.
Procedimientos: este manual determina cada uno de los pasos que debenrealizarse para emprender alguna actividad de manera correcta.
Técnicas: estos manuales explican minuciosamente como deben realizarse tareas particulares, tal como lo indica su nombre, da cuenta de las técnicas.
Bienvenida: su función es introducir brevemente la historia de la empresa, desde su origen, hasta la actualidad. Incluyen sus objetivos y la visión particular de la empresa. Es costumbreadjuntar en estos manuales un duplicado del reglamento interno para poder acceder a los derechos y obligaciones en el ámbito laboral.
Puesto: determinan específicamente cuales son las características y responsabilidades a las que se acceden en un puesto preciso.
Múltiple: estos manuales están diseñados para exponer distintas cuestiones, como por ejemplo normas de la empresa, más bien generales oexplicar la organización de la empresa, siempre expresándose en forma clara.

Finanzas: tiene como finalidad verificar la administración de todos los bienes que pertenecen a la empresa. Esta responsabilidad está a cargo del tesorero y el controlador.
Sistema: debe ser producido en el momento que se va desarrollando el sistema. Está conformado por otro grupo de manuales.
Calidad: es entendido comouna clase de manual que presenta las políticas de la empresa en cuanto a la calidad del sistema. Puede estar ligado a las actividades en forma sectorial o total de la organización.

Estructura de un Manual
Las partes principales de un manual pueden ser las siguientes:
* Tabla de contenido
* Introducción
* Instrucciones para el uso del manual
* Cuerpo del manual
* Flujogramas* Glosario de términos
* Conclusiones
* Recomendaciones
* Anexos

Manual de organización
Es la versión detallada por escrito de la organización formal a través de la descripción de los objetivos, funciones, autoridad, responsabilidad de los distintos puestos de trabajo que componen su estructura.
Estos manuales contienen información detallada referente a los antecedentes,legislación, atribuciones, estructura orgánica, funciones organigramas, niveles jerárquicos, grados de autoridad y responsabilidad, así como canales de comunicación y coordinación de una organización.
El manual de organización deberá contener:
Carátula. Es la cubierta exterior del documento donde se identifica el contenido, el logotipo, el nombre del manual y la organización responsable.
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