Estructura del catálogo de cuentas contables

Estructura del catálogo de cuentas

1. Es recomendable elaborar un catálogo de tres o cuatro niveles, dependiendo del grado de detalle que se desee. Para tres niveles se usaría una serie de dígitos de tres-dos-tres; si es para cuatro una serie de tres-dos-dos-tres, incluso una serie de tres-dos-dos-dos.

2. Clasificar las cuentas de acuerdo a la formación de los estados financieros; es decir,primero las cuentas de activo, pasivo y capital; después las de resultados acreedoras y las de resultados deudoras, y por último las de orden o especiales.

3. Tomar en cuenta las características análogas de las cuentas para codificarlas en agrupaciones semejantes; por ejemplo las cuentas de activo circulante tienen las características de tener alta disponibilidad y movimiento constante,cualidades que no tienen los activos fijos. En el caso de los gastos de venta, primero se clasificarían todos los gastos ocasionados por los empleados y directivos: remuneraciones al personal, prestaciones al personal, contribuciones por remuneraciones, condiciones laborales, etc. y luego los que le siguen de relevancia cuantitativa o estratégica: comisiones sobre ventas, promoción de productos, gastosde almacenaje, gastos de oficina, etc.

4. Las cuentas del activo circulante tendrían de los códigos 101 a 139, las de activo fijo de 140 a 179, las de otros activos de 180 a 199. Las de pasivo a corto plazo de los códigos 201 al 259, las de pasivo a largo plazo de los códigos 260 a 299, y las de capital los índices 300. Las de resultados acreedoras los índices 400 y las deudoras 500. Las deorden los índices 700.

5. Segmentar el catálogo en bloques de naturaleza homóloga o análoga para una clasificación más eficiente. Por ejemplo, todos los gastos que el equipo de transporte puede ocasionar: verificación anticontaminante, tenencias, licencias de manejo, refacciones, estacionamiento, etc. Hay otros gastos que el equipo de transporte también origina como los seguros, las reparaciones,el mantenimiento o la depreciación, pero como estos gastos también pueden ser producidos por otros conceptos como el equipo de cómputo o el del almacén, es recomendable que a su vez tengan una subcuenta específica; esto es: Subcuenta Seguros y Fianzas, subsubcuentas Equipo de transporte, Equipo de Almacén, Equipo de cómputo, Mercancías aseguradas, etc.

6. Es recomendable que haya una separaciónde tres o cinco números, por ejemplo, en el código de una cuenta de mayor a otra. Esto para que haya la posibilidad de insertar otro código entre estas cuentas de mayor; por ejemplo, entre la cuenta de Impuestos por recuperar que podría ser la última del activo circulante y la cuenta Equipo de oficina que podría ser la primera del activo fijo, en lo futuro se necesitaría insertar las cuentas deEquipo de producción y Equipo de almacén, que en ese momento pasarían a ser las primeras del activo fijo. También recordar que es difícil insertar cuentas entre dos que tienen características muy próximas entre sí, como la cuenta de las cajas y la de los bancos; en este caso no es necesario dejar una separación de tres o cinco números.

7. Elaborar una estructura inicial con las cuentas que todaempresa u organización puede tener en común. A partir de esa ordenación inicial se insertarían las cuentas específicas para el sector económico al que pertenece la organización, e incluso las cuentas específicas para cada empresa en particular. Por esta razón se dejarían las separaciones mencionadas en el punto tres. Dicha distribución primera sería el modelo general aplicable a todo tipo deempresas o giros económicos; es decir, la cuenta 101-00-00-00 Cajas o Fondos fijos sería una cuenta que cualquier empresa utilice, independientemente de lo que se dedique. Otro ejemplo sería la 201-00-00-00 Proveedores presente en una empresa constructora que en ganadera o en una de servicios.

8. En algunos casos, y abundando a lo anteriormente comentado, las cuentas primarias cambiarían de nombre...