Estructura del sistema contable

Sesión 1

ESTRUCTURA DEL SISTEMA CONTABLE DE UNA EMPRESA PARA CONOCER EL DEPARTAMENTO, SECCION O DEPENDENCIA QUE PROCESA LOS PAGOS DEPOSITOS Y RETIROS.

En esta sesión se estudiara detenidamente como se encuentra estructurado el Sistema contable de una empresa con el fin de ubicar el departamento, sección o dependencia que realiza los pagos, los depósitos y los retiros. es de suma importanciatener claridad en cuanto al sistema contable utilizado en una empresa, como esta estructurado, que documentos utiliza para soportar las operaciones, que tipos de informe genera, entre otros aspectos.

1. GENERALIDADES

Toda empresa independientemente de su tamaño, o del sector económico al que pertenezca, utiliza la contabilidad como una herramienta que le permita conocer las tendenciasdel negocio, es decir cuanto ha ganado, cuanto ha crecido, su posicionamiento en el mercado etc., además de esto sirve como un instrumento de control de la operaciones.
En el contexto mundial se utilizan dos Sistemas de contabilidad bien definidos: El Sistema de contabilidad de Caja que reconoce los hechos económicos; cuando se recauda el efectivo o se hace un desembolso, y el sistema decontabilidad por causación, que consiente en reconocer los hechos económicos en el periodo de su ocurrencia y no solamente cuando ocurra un pago o un recudo.
En Colombia el sistema aceptado es el sistema de contabilidad por causación, para lo cual se requiere estructurar un modelo contable que puede ser manual o sistematizado.
No obstante del avance tecnológico, hoy existen algunas empresas queprocesan su contabilidad de forma manual, pero predomina la tecnología de punta para realizar esta labor, en razón a que existen programas integrados, que manejan los módulos de contabilidad, inventarios, activos fijos presupuestos entre otros.
Los sistemas de información de las empresas están compuestos por entradas de datos relacionados y por salidas de información procesada como reportes, listadosde movimientos, estados financieros etc.
Cada empresa ha ido diseñando su propia metodología en términos de documentos soportes como, folios, recibos de caja, comprobantes de diario, facturas, y estados financieros con el fin de minimizar pérdidas por causa de información insuficiente o inapropiada.

2 ELEMENTOS DE LA CONTABILIDAD
El desarrollo del sistema contable de una empresa sedebe basar en tres (3) factores:
1. Proveer un efectivo control interno
2. Proveer un adecuado flujo de caja
3. Producir reportes analíticos y operativos

2.1. CONTROL INTERNO
Esta tarea protege a la empresa de riesgos tales como:
Empleados deshonestos
Omisión de la elaboración de los documentos fuentes
Detectar errores durante el ciclo contable

2.2 FLUJO DE CAJA
Es una fasecrítica para la empresa porque esta debe tener habilidad como cualquier negocio, de generar un buen flujo de caja, con el fin de atender las obligaciones contraídas con sus empleados y acreedores.

2.3 GENERACION DE REPORTES
La generación de los reportes por parte de la empresa es una fase muy importante para la retroalimentación de la gerencia. Para que esto se lleve a cabo, el sistemacontable de la empresa debe estar diseñado de tal manera que los reportes los puedan emitir con exactitud en un mínimo de tiempo.

3. SISTEMA CONTABLE DE UNA EMPRESA
De acuerdo a lo establecido en normas vigentes de contabilidad, esta se deberá registrar por el sistema de causación, mediante el cual se toman todas las operaciones relacionadas con los gastos, costos e ingresos de un periodo.
Cadaciclo contable registra sus transacciones en forma diaria por cada soporte de ingresos o egresos, o mensual por comprobante resumen de diario, de manera que todo el proceso se cause dentro del periodo.
Son diferentes partes modulares de la contabilidad para efecto de resumir, manual o sistemáticamente, el registro contable de cada ciclo.
Los ciclos pueden estar dados de la siguiente manera:...