Estructura Del Sistema Documental Del Museo Autoguardado

 Estructura del sistema documental del museo
El museo para funcionar correctamente debe tener una estructura documental que incluya los elementos descriptivos, legales, históricos, administrativos, que confluyen en las piezas del museo.
Las piezas proporcionan información administrativa (forma de ingreso, fecha, fuente de ingreso, lugar de procedencia, autorización administrativa, valoración dela pieza, número de inventario, signatura topográfica), información descriptiva (nombre y materia del objeto, dimensiones, número de de elementos, descripción de la pieza, autor, fecha de realización, lugar), información histórica (de la pieza antes de llegar al museo), información sobre la conservación del objeto (informe inicial, informe del tratamiento aplicado, informe de la recuperación),información gráfica (fotos iniciales para admitir la pieza, fotografías de inventario una vez admitida), información clasificatoria (tipología de la pieza: estilo imperio, juegos de mesa, mobiliario,...). A lo largo de la vida de la pieza en el museo se va incrementando la documentación.
Desde el primer momento se plantea un problema de organización:
a) con los documentos: hay documentos de tipo muydiverso; ¿los mantenemos juntos?, ¿los organizamos en diversas categorías?.
b) Con los datos en sí: hay datos muy distintos. Dos tipos principales: información permanente (fecha ingreso, forma, nombre de la pieza,...) e información repetible o acumulable (informes de restauración, documentación gráfica,...). ¿Mantenemos los datos unidos en una sola ficha de catalogación, o los separamos porcategorías?.
a) La organización por dossieres resulta cómoda para los investigadores. Inventario, ficha de registro, ficha del catálogo sistemático, catálogo monográfico (carpeta con todo sobre el objeto). Este último nivel fue adoptado en muchos museos. También es cómodo para el archivero pero tiene problemas:
- el dossier no es en sí mismo una forma de archivo sino de presentación de los documentos.
-En la práctica, multiplica el trabajo (se recurre a los archivos paralelos de cada departamento).
Por ello, parece más adecuado separar la documentación relativa a cada tipo de gestión.
b) Con los datos en sí mismos ocurre lo mismo; es físicamente imposible mantenerlos juntos (no caben en la ficha) y es poco útil (multiplica el trabajo). También conviene separar: información invariable (fichageneral de inventario), información variable.
A la hora de ordenar la documentación en el museo hay que reflexionar sobre el tipo de documentos, su finalidad, el tipo de gestiones que se realizan en el museo, y el modo en que se quieren controlar esos procesos de gestión. Todo ello para tener controlada la información y no repetir pasos. Esta reflexión da lugar a la estructura documental de cadacentro (gran diversidad). Mientras el trabajo ha sido manual era imposible la unificación documental. Ahora con los sistemas informáticos en el museo no se puede transferir la catalogación, pero sí compartir información. Por ello, son necesarios la unificación de sistemas documentales y de lenguajes de catalogación.


Han surgido intentos de unificación en la catalogación de los fondos de cada museo.Pero el museo tiene procesos de gestión mucho más amplios. Se necesitan programas de gestión global de los museos.
Hasta el momento ha habido dos problemas en la informatización de los museos: que lo dise aban los informáticos, y que se adaptaban a la idiosincrasia concreta de cada institución.
El museo debe proponer al informático la estructura que necesita para controlar la información y lagestión de las piezas.
Cada pieza en cada museo tienen una función distinta, pero su análisis documental ha de ser semejante. Lo mismo ocurre con los fondos administrativos.
Esta visión global del museo como centro documental nos permite afirmar que el museo tiene varios tipos de fondos: museográficos (la colección), documentales, bibliográficos y administrativos.
Si obviamos estos últimos, vemos...