Estructura Documental Del SGC

Sistema de gestión de calidad y documentación.
Las normas ISO establecen los requisitos generales y la documentación que debe cumplir una organización que quiera implantar un Sistema de Gestión de Calidad. Es así que se establece:
· Identificar los procesos necesarios para el sistema de calidad.
· Establecer la secuencia de los mismos y su interacción.
· Determinar los métodos y criteriospara asegurar el funcionamiento eficaz y el control de los procesos.
· Asegurar la disponibilidad de la información necesaria para apoyar el funcionamiento y el seguimiento de los procesos.
· Medir, realizar el seguimiento y analizar estos procesos e implantar las acciones necesarias para lograr los resultados planificados y la mejora continua.
De manera general en la implantación de un Sistema deGestión de Calidad se desarrollan un conjunto de actividades que responden a los siguientes pasos:
1. Definir responsable de Calidad
2. Definir objetivos de Calidad
3. Evaluar el trabajo actual
4. Elaboración de un plan de documentación
5. Implantación del Sistema
6. Confección del Manual de Calidad
7. Control y Mejoramiento de la Calidad
Son diversas las formas en que una organizaciónpuede acometer la implantación de su Sistema de Calidad; sin embargo es recomendable tener presente en este momento el estudio de las regulaciones nacionales e internacionales en materia de sistemas de calidad, y la ejecución de un estudio preliminar donde se analicen aspectos tales como: metas, objetivos e intereses de la organización a corto y a largo plazo; estructura organizativa de la entidad;características y particularidades de los productos que están en investigación y desarrollo; capacidad de respuesta ante los requisitos solicitados por los clientes de acuerdo a las posibilidades reales de la organización; diseño del sistema a implantar, teniendo en cuenta cada uno de sus procesos.
Los requisitos que deben cumplir un Sistema de Gestión de Calidad están en dependencia de lasespecificidades de cada organización, sin embargo dentro de los indispensables que debe cumplir todo proceso de calidad se encuentran:
Procedimientos: Contar con un grupo de procedimientos escritos que definan la elaboración, revisión, aprobación, reproducción, distribución, modificación y conservación de los documentos del sistema. Ejemplo: Procedimientos normalizativos operacionales (PNO), Manual decalidad, etc.
· Seguridad: Esto significa la existencia de mecanismos y procedimientos que faciliten la revisión ágil de los documentos técnicos, así como su aprobación e introducción.
· Eficiencia: Contar con un grupo de especialistas y técnicos que garanticen el buen funcionamiento del sistema, así como su evaluación continua. La evaluación del Sistema de Gestión de Calidad en la organizaciónpuede tener declarado tantos indicadores o parámetros a medir como se decidan, pero existen cuatro indicadores necesarios para la valoración del buen funcionamiento del sistema, que son:
· Nivel de cumplimiento de lo establecido en los documentos técnicos normativos.
· Control establecido sobre la conservación, almacenamiento y distribución de los documentos técnicos.
· Consistencia de losdocumentos técnicos.
· Responsabilidad en cuanto al contenido plasmado en la documentación técnica.
El diseño y empleo de los aspectos mencionados anteriormente están en dependencia de los intereses y objetivos de la organización que va a implementar el Sistema de Gestión de Calidad, mientras más complejas sean sus metas y objetivos, más implicaciones en cuanto al número de esfuerzo tendrá laentidad.
1. – Definición del responsable de calidad en la institución de información. Se requiere un profesional de información que sea el encargado de hacer fluir la información sobre los aspectos de calidad, los cuales debe conocer a través de cursos de superación o de formación especializada. Este trabajador deberá organizar, coordinar, preparar y controlar las actividades y tareas relacionadas...