Estudi Dian

Rol 2. Secretaria(o) (Facilitador IV)
Comunicación telefónica y escrita.
Técnicas de redacción.
Normatividad Interna. Resolución 1910 de 1999 “Por medio de la cual se adoptan las Tablas de Retención Documental para la DIAN”. Resolución 3448 de 1999 “Por la cual se adoptan las normas generales para la administración de los archivos en la DIAN” y Resolución 3630 de 1999 “Por la cual se adoptael Reglamento de Archivos para la DIAN”.
Ofimática: herramientas informáticas, técnicas para la administración de sistemas de información, office.
Normas de correo.
Estructura y funciones de la DIAN: Decreto 4048 de 2008.
Gestión documental: normatividad y tablas de retención documental.
Relaciones humanas y atención al cliente.
La Comunicación Descendente.-  Cuya principalutilidad es la emisión de directrices de un superior a sus subordinados. Ésta ayudará a clarificar políticas, metas, etc. Se realiza a través de memorandums, informes, instructivos, reglamentos, manuales de organización, periódicos y revistas internos, folletos, diagramas, videos. Esta información le dará sentido de dirección al trabajo, orienta a los empleados, suministra datos importantes y ayuda aresolver sus dudas. Es el enlace entre los distintos niveles jerárquicos de la estructura formal.
La Comunicación Ascendente.- Este tipo de comunicación suministra retroalimentación de los subordinados. Establece un camino de oportunidad para recibir sugerencias, quejas, opiniones, etc. Por medio de ella se puede conocer el clima organizacional y es muy valiosa para integrar a los trabajadores conla alta dirección. Se realiza a través de Programas de Sugerencias, Encuestas, Procedimientos de Quejas, una Política de Puertas Abiertas, Diálogo y Entrevistas y Reuniones de Grupo.
La Comunicación Horizontal.- Es la comunicación que se desarrolla entre dos personas del mismo nivel jerárquico. Es una comunicación muy útil para la integración de los grupos de trabajo, para la sociabilizaciónnecesaria entre las personas y para hacer eficiente el trabajo de los grupos y equipos laborales. La mayoría de los mensajes que transitan formalmente en forma horizontal tienen por objetivo la integración y coordinación.
Estas formas típicas de la comunicación formal se realizan utilizando diversos Tipos de Lenguaje
Así mismo, además de las formas de comunicación formal, existen las Redes que seutilizan en la Comunicación Informal dentro de las Organizaciones, las cuáles son muy importantes desde el punto de vista del Comportamiento Organizacional, porque cuando las organizaciones las aprovechan en su beneficio, suelen ser de gran utilidad y si se les descuida o se desconocen, pueden ser generadoras de problemas
Dentro de las organizaciones se pueden emplear diversas formas de lenguaje,aunque la forma más simple de comunicación siempre será "el habla".
Podemos clasificar los diferentes Tipos de Lenguaje en Verbales y No Verbales.
El Lenguaje Verbal puede ser Oral o escrito. Los símbolos que utiliza el Lenguaje Verbal, tanto en su forma oral, como en su forma escrita, son las palabras. Es indispensable que emisor y receptor, manejen el mismo idioma y por lo tanto conozcan lasmismas palabras, sin embargo, una misma palabra puede tener diversos significados y es primordial llegar a un acuerdo convencional del significado que tendrá un símbolo, es decir, una palabra determinada.
Para decidir el significado es importante el contexto en que se está utilizando la palabra, esto es el ambiente, y la cultura de los miembros de la organización. Básicamente debemos emplearpalabras comunes en la cultura que predomina en la organización, palabras que preferentemente todos conozcan y sean simples de comprender. En el caso de palabras que puedan prestarse a confusión, necesitamos primero identificar esas palabras clave dentro del contexto de otras palabras y símbolos y reducir al mínimo su confusión limitando su sentido. Los buenos comunicadores se centran en la idea más...