Estudiante

DIGITACION AVANZADA
FORMATOS COMERCIALES



SECRETARIADO EJECUTIVO
BOGOTA
2012

FORMATOS Y FORMULARIOS COMERCIALES

Los documentos contables y comerciales son todos los comprobantes que están escritos y nos dejan constancias de las operaciones que realiza la empresa.

OBJETIVOS
Permiten controlar las operaciones y transacciones realizadas por la empresa y llevar es un controlcomercial o asientos contables

CLASIFICACION DE LOS DOCUMENTOS COMERCIALES

1. EXTERNOS
Son los emitidos fuera de la empresa y luego son recibidos en ella
Ejemplo: Factura

2. INTERNOS
Son los emitidos dentro de la empresa y se entrega a terceros o personas externas
Ejemplo: Cuenta de Cobro

3. NO CONTABLES Y NO COMERCIALES
Son los que no afectan a la empresa
Los tresprincipales son:
REMISION: Es la información detallada de lo que se entrega.
ORDEN DE COMPRA: Sirve para pedir mercancía al proveedor.
COTIZACION: Sirve para hacer un presupuesto para posteriormente realizar una compra.

CARACTERISTICAS DE LOS DOCUMENTOS

Tener un nombre o razón social que lo emita.
Tener un nombre número y fecha en que se emitió el documento.
Descripción del contenido deldocumento.
Debe tener la firma y sello de la compañía de los responsables

4. DOCUMENTOS COMERCIALES

A continuación se relacionan ejemplos de algunos documentos comerciales:
Documentos de soporte:

A. RECIBO DE CAJA MENOR
Es un soporte de los gastos pagados en efectivo, por cuantías mínimas que no requieren el giro de un cheque, para ello se establece un fondo denominado caja menor.RECIBO DE CAJA MENOR

Recibo de Caja Menor |
Minerva 20-03 |

División área/ nombreADMINISTRADORA GLADYS STELLA FAJARDO |
Pagado a: PAGOS DE LA SEMANA DEL 16 AL 20 DE ABRIL | 21Día | 04Mes | 2012Año |
Pagado por concepto de: |
Código de cuenta | Gasto | Valor |
| 1 Transportes urbanos | $ 20.000 |
| 2 Fletes y acarreos | $ 70.000 |
| 3 Útiles de escritorio y papelería| $ 30.000 |
| 4 Fotocopias | $ 5.000 |
| 5 Impuestos y timbres | $ 8.600 |
| 6 Portes y telegramas | $ 8.900 |
| 7 Cafetería | $ 19.850 |
| 8 Aseo | $ 25.000 |
| 9 | - |
| 10 | - |
| 11 | - |
TOTAL
TOTAL
$187.350.oo |

AprobadoLYZ STEPHANI URIBE | Firma recibido |
Contabilizado | |
| C.C. X Nit No 53.584.935 |

RecibodeCaja Menor |
Minerva 20-03 |

CiudadBogotá D.C | 28Dia | 04Mes | 2012 Año | No001 |
Pagado a:LUCERO ROCRIGUEZ | $35.000.oo |
ConceptoMANTENIMIETO INSTALACIONES ELECTRICAS |
|
|
Valor( en letras)TREINTA Y CINCO MIL PESOS M/CTE |
|
Código | Firma recibido |
AprobadoLYZ STEPHANI URIBE | |
| C.C. X Nit No19.274.307 Bat |

B. PEDIDO
Solicitudescrita, a un proveedor por determinados artículos a un precio convenido. El pedido también se especifica los términos y formas de pago.
Todos los artículos comprados en una compañía deben acompañarse de los pedidos, que se enumeran en series con el fin de suministrar control sobre su uso.
Por lo general se incluyen los siguientes aspectos dentro de un pedido:
1. Nombre impreso y la direcciónque hace el pedido.
2. Numero de pedido.
3. Nombre y dirección del proveedor.
4. Fecha del pedido y fecha de entrega del pedido.
5. Términos de entrega y formas de pago.
6. Cantidad de artículos solicitados.
7. Descripción de los artículos solicitados.
8. Costos de envió.
9. Firma autorizada.
X
X

DOCUMENTO
NO VALIDO
COMO
FACTURA

DOCUMENTO
NO VALIDOCOMO
FACTURA

05 05 2012
05 05 2012
fecha
fecha
pedido
pedido

Señor: CARLOS RISTIZABALI.V.A:________________________ |
Domicilio: 35 No 47-90 C.U.I.T:_______________________ |
Condiciones: Plazo de entrega: 5 días...