estudiante

PROCESO TÉCNICO DE 
LOS ARCHIVOS 
Los trabajos del archivero

El proceso archivístico 
Normalización 
documentos 
Identificación 
Valoración 
Organización 
Clasificación 
Ordenación 
Estampillado 
Instalación 

de 

Descripción 
guías, 
inventarios, 
catálogos 
y los censos 

Conservación 
Accesibilidad

1. Normalización prenatal 
Una “norma” se define 
• como una fórmula con valor de regla indicativa 
•  y, en muchos casos, imperativa, 
•  que tiene ventajas de eficacia y economía 

Las normas que se pueden aplicar antes de nacer 
los documentos son 
•  de naturaleza material 
s  (dimensiones, calidad y tipos de pasta de papel, 
características de las tintas, formatos de carpetillas y 
legajos..., mobiliario de archivos...) 

• o de naturaleza intelectual 
s  (membretes identificativos,  el extracto del documento, el 
vocabulario de las tipologías documentales, códigos 
numéricos de clasificación, estudio de formularios, software 
compatible).

2. Identificación 
Descubre y define en cada documento, libro y 
expediente 
• 
• 
• 
• 
• 

los organismos de donde proceden (p.e. Consejo de Indias) la oficina donde se gestiona o produce, (Mesa de Panamá) 
la función que documentan (propuesta de cargos públicos) 
la materia que contienen (propuesta del obispo tal) 
y la fecha de su emisión 

Un archivo desorganizado debe ser primero 
identificado, antes de proceder a su reorganización

3. Valoración 
El archivero debe calcular la valencia efímera o 
permanente: 
• 
• 
• 
• 
• Administrativa (memoria de administración), 
Jurídica (justificación de derechos y obligaciones), 
Fiscal (obligaciones con el Fisco o tributarias 
informativa (información general para poder) 
histórica (información sobre el pasado remoto) 

Se señalan: 
•  la accesibilidad o el secreto e intimidad de los documentos. 
•  La conservación o la destrucción 

colaborancon el archiverolas oficinas productoras 
y las normativas legales.

4. Organización 
El mejor método de organización de un archivo 
•  es recrear o simplemente respetar el orden originario que 
tuvieron o debieron tener los papeles en cada una de las 
oficinas productoras. 
•  es un método objetivo 
s  porque cualquiera que sea el archivero, si se hace bien, el 
resultado es el mismo. 
s Si se desorganizara mil veces, el resultado de organizarlo 
conforme al orden natural y originario sería mil veces el 
mismo. 

tres operaciones: la clasificación,  la ordenación, y 
la instalación.

4.1 Clasificación 
es juntar y separar grupos documentales 
•  según el principio clave de la Archivística: el “respeto a la 
procedencia de los fondos documentales” 

Las bibliotecas se organizan por materias o contenidos. 
los archivos clasifican sólo 
s  Por  “fondos”  (conjunto  documental  producido  por  una 
institución, órgano o entidad) 
s  por  “series”  dentro  de  los  fondos  (Libros,  expedientes  o 
documentos  en  caracterizados  por  materializar  funciones, 
competencias y procedimientos característicos y distintos), 
s por “expedientes” dentro de las series (los documentos referidos 
al procedimiento de un asunto) 
s  y  por  “documentos  sueltos”  en  el  caso  de  la  correspondencia 
epistolar recibida y emitida.

4.2.Ordenación 
establecer  dentro  de  las  “series”,  “expedientes”  y 
documentos, ya clasificados, 
•  una  secuencia  natural  (orden  según  los  momentos  de  la 
gestión que los originó), 
•  alfabética  (expedientes  personales  o  de materias).  Orden 
abierto. 
•  geográfica ( series y documentos referidos a ciudades o barrios 
o calles) 
•  numérica  (documentos  contables,  documentos  de 
correspondencia).  El  orden  numérico  es  cerrado  y  no  permite 
interpolaciones ni pérdidas. 

Si  el  orden  de  una  caja  se  refleja  mediante  una 
numeración a lápiz blando 
s  es mejor, ...