estudiante

 PROYECTO BORRADOR DEL REGLAMENTO
DE KARDEX O ARCHIVO ACADÉMICO DE PREGRADO
DE LA UNIVERSIDAD MAYOR DE SAN ANDRÉS


“Archivos organizados,
países desarrollados;
Archivos desorganizados,
países subdesarrollados” E.P.


TÍTULO PRIMERO
CAPÍTULO I

DISPOSICIONES GENERALES

INTRODUCCIÓN

El presente Reglamento de Kardex Académico normará lineamientos de losdiferentes procedimientos que se realizan en las unidades de kardex y archivo Académico de la Universidad Mayor de San Andrés.

Por otro lado, la estrecha coordinación en el trabajo entre la Unidad de Kardex con la División de Gestiones, Admisiones y Registros ha permitido insertar los Reglamentos de Admisiones Especiales, Movilidad Estudiantil, Traspasos, Carrera Simultanea o Paralela,Convalidación de Materias, Legalización de Documentos y Devolución de Documentos, elaborado por la Jefatura de División de Gestiones Admisiones y Registros y aprobados por el Honorable Consejo Universitario.

Artículo 1.- (Definición de la palabra Kardex). La palabra kardex no se encuentra en el diccionario de la Real Academia de la Lengua, ni en los diccionarios archivísticos. Sin embargo, estainstitución ha documentado en Chile, Perú y Colombia, el significado de “archivo” o “mueble archivador”, con el nombre de “kardex”, “cardex”.


CAPÍTULO II

DE LOS OBJETIVOS Y FINALIDADES DEL KARDEX
O ARCHIVO ACADÉMICO

Artículo 2.- (Objetivo General). Reglamentar las funciones, tareas, obligaciones y responsabilidades de: supervisor(a) de kardex, personal de la Unidad de Kardex académico yoperador de cómputo.

Artículo 3.- (Objetivo Específico). Uniformar las tareas del tratamiento archivístico, seguimiento académico y digitalización de los documentos, desde que el estudiante ingresa a la Carrera (genera unidades documentales durante la permanencia en ésta) hasta la obtención del Certificado de Grado, para brindar un servicio eficaz, transparente y útil en el momento oportuno.Artículo 4.- (Ámbito de aplicación). El presente Reglamento, contiene las Disposiciones Generales y Específicas que regulan, norman los procedimientos, las actividades archivísticas para el buen funcionamiento y la responsabilidad de los involucrados.

Artículo 5.- (Finalidades). Las finalidades de la unidad de kardex son:
a) Manejar en forma adecuada los procedimientos que se realizan enla unidad de kardex y el operador de cómputo.
b) Identificar, clasificar, ordenar, acondicionar e instalar los documentos que se generan en la unidad de kardex en soporte físico y electrónico.
c) Conservar los expedientes de los estudiantes de manera ordenada para facilitar su ubicación con los documentos originales que generan éstos.
d) Conservar los libros o cuerpos de las Actas deCalificaciones Finales de acuerdo a la gestión en el plan semestral o anual.
e) Brindar información ágil, oportuna y transparente al estudiante para su conocimiento.
f) Administrar y adecuar de manera eficiente el Sistema Integral de Seguimiento Académico, implementado por la División de Sistemas de Información y Estadísticas.


TÍTULO SEGUNDO
ESTRUCTURA Y COMPOSICIÓN DE KARDEX O ARCHIVOACADÉMICO

CAPÍTULO I
ORGANIZACIÓN

Artículo 6.- (Estructura Orgánica). Las Facultades con sus respectivas Carreras se consideran como Unidades Académicas, el Decano y Vicedecano de la Facultad se constituyen en Autoridades Orgánicas Ejecutivas de mayor jerarquía, el Director de la Carrera es la máxima autoridad operativa para solucionar con rapidez y transparencia los problemas de los estudiantes.CAPÍTULO II
COMPOSICIÓN

Artículo 7.- (Composición del Kardex o Archivo Académico). El kardex o archivo académico estará compuesto de la siguiente manera:
a) Por la supervisora, que es la autoridad administrativa y depende de Secretaria Académica, y coordina con el Decano, Vicedecano, Director de Carrera, operador de cómputo, encargado de kardex y personal de apoyo, para planificar...