Estudiante

ACUERDO No.041 (Octubre 31 de 2002) Por el cual se reglamenta la entrega de documentos y archivos de las entidades que se liquiden, fusionen o privaticen y se desarrolla el artículo 20 y su parágrafo, de la ley 594 de 2000 EL CONSEJO DIRECTIVO DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN En uso de las facultades que le confieren la Ley 80 de 1989, la Ley 489 de 1998 y la Ley General de Archivos 594 de 2000CONSIDERANDO Que el artículo 20 de la Ley 594 de 2000 establece que “las entidades públicas que se supriman o fusionen deberán entregar sus archivos a las entidades que asuman sus funciones o al ministerio o entidad a la cual hayan estado adscritas o vinculadas”. Que el parágrafo del artículo 20 de la Ley 594 de 2000 señala que “las entidades públicas que se privaticen deberán transferir sudocumentación histórica al ministerio o entidad territorial a la cual hayan estado adscritas o vinculadas”. Que el Decreto No. 254 de 2000 “Por el cual se expide el régimen para la liquidación de las entidades públicas del orden nacional” estableció en el literal g) del artículo segundo “La adopción inmediata de las medidas necesarias para asegurar la conservación y fidelidad de todos los archivos de laentidad y, en particular, de aquellos que puedan influir en la determinación de obligaciones a cargo de la misma. “ Que el artículo 36 del Decreto No. 254 de 2000 indica, entre otros, que el acta final de liquidación de una entidad, debe contener “como mínimo los siguientes asuntos... F) Manejo y conservación de los archivos y memoria institucional. ...”. Que el artículo 39 del citado decretopreceptúa: “Artículo 39. Archivos. Los archivos de la entidad en liquidación se conservarán conforme a lo dispuesto por el Archivo General de la Nación. Será responsabilidad del liquidador constituir, con recursos de la entidad, el fondo requerido para atender los gastos de conservación, guarda y depuración de los archivos. La destinación de recursos de la liquidación para estos efectos, se hará conprioridad sobre cualquier otro gasto o pago a cargo de la masa de la entidad en liquidación”. ACUERDA : ARTICULO PRIMERO. Las entidades públicas en proceso de liquidación o supresión elaborarán un plan de trabajo archivístico integral, previendo los recursos
ESTABLECIMIENTO PUBLICO ADSCRITO AL MINISTERIO DE CULTURA
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que este plan demande, con miras a la organización, conservación y consulta de los documentos y archivos y su transferencia, al Archivo General de la

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Nación cuando se trate de organismos del nivel central del orden Nacional, al Ministerio o entidad a la cual hayan estado adscritas ovinculadas, al Archivo General del Nivel Territorial cuando se trate de los organismos del nivel central del orden territorial y a los organismos del nivel territorial al que hayan estado adscritas o vinculadas. PARÁGRAFO PRIMERO. De conformidad con el artículo 25 parágrafo primero del Decreto 254 de 2000 “Inventario de Procesos Judiciales y reclamaciones de carácter laboral y contractual”, el archivo deprocesos y de reclamaciones y sus soportes correspondientes de las entidades del orden nacional que se liquiden deberán ser entregados al Ministerio del Interior, debidamente inventariados y con los procedimientos establecidos en este Acuerdo, conjuntamente con una base de datos que permita la identificación y recuperación adecuada para la consulta. PARÁGRAFO SEGUNDO. De conformidad con el artículo11 del Decreto 254 de 2000, “cuando una entidad del orden nacional, que tenga a su cargo el reconocimiento y pago de pensiones, entre en un proceso de disolución y liquidación, deberá entregar a la entidad que se determine en el Decreto que ordene su liquidación, los documentos, archivos magnéticos con los equipos correspondientes y demás información laboral que sirvió de fundamento al cálculo...