Estudio De Métodos En La Oficina

ESTUDIO DE MÉTODOS EN LA OFICINA

3- Concepto y control de formularios
Los documentos y formularios son la única prueba física de un procedimiento.
L a eficacia del propio documento está en la forma en que recoge y transfiere información y en que se relaciona con otras personas y otros documentos.
Es difícil una oficina sin papeleo y leer desde una pantalla, pero sin embargo el formularioelectrónico acelera la transferencia de información y tecnologías como el intercambio electrónico tiene repercusión en el volumen de formularios de papel.
Formularios para funciones especiales concretas, temporal pasan a formar parte del trabajo principal y son muy pocos los que se dejan de emplear.

Concepción de formularios
Los formularios deben analizarse conjuntamente con el procedimientoque se ha analizado, perfeccionado o confirmado, porque los cambios de estos le repercuten.
Examen crítico básico sigue el procedimiento:
¿Por qué se necesita el formulario?
¿Qué información transmite?
¿ Quién, cuándo, donde y cómo se utiliza?
Una vez que vemos la necesidad del formulario ( ya sea fusión 2 o más) tenemos que diseñarlos, idearlo procurando que:
*sea compatible con el empleoque se destina: por ejemplo un formulario que se prevee se va a usar durante mucho tiempo o en el exterior frente a condiciones climáticas adversas, ha de tener calidad de papel distinta de un formulario que se usa dentro de un local o durante un corto período de tiempo.
*sea fácil de completar: debe ser claro y no tener ambigüedades.
Los asientos deben ser compatibles con la fuente de datos , silos datos se copian de otro formulario deben seguir la mismo orden o cierta lógica.
Se deben usar mientras se pueda asientos abreviados para detectar errores, que los datos tengan estructura y un contexto para captar fácilmente errores, debe haber espacio suficiente para cada asiento teniendo en cuenta el método de registro: impresión, mecanografiado.
*sea fácil de utilizar: de acuerdo alpapel que desempeña el formulario en un procedimiento una vez que ha quedado completado.
En general la información que se transmite debe ser leída por otra persona, que la tomara como base para su actividad.
En caso de que la única actividad consista en archivar el formulario ye en recuperarlo para acceder a la información ocasionalmente, en ese caso el principal requisito es el número dereferencia, que debe ser claro y estar situado en el lugar que le corresponda con arreglo al método de archivo.
Si el formulario se tiene que enviar por correo deberá tener formato que le permita ponerlo en un sobre normalizado lo menos plegado posible.

Diagrama en X
Estos criterios pueden ser contradictorios, cuando se estudia la facilidad de uso, es posible quesea necesario inscribir la informaciónen un formulario en un orden y se copiara más tarde en otro formulario que ya los contiene en otro orden.
Quizá sea imprescindible ampliar el alcance del proceso para tener en cuenta todos los formularios utilizados.
Si es necesario examinar diversos formularios utilizados en el mismo procedimiento, es de utilidad el diagrama en X.
El diagrama en X resume los asientos que figuran en losdiversos formularios y de poner al descubierto las superposiciones entre los formularios.
El diagrama en X es una matriz que muestra todos los formularios y todos los asientos que figuran en cada formulario.
Una X en una celda indica que un formulario particular tiene un asiento determinado.
Frecuentemente los más prácticos son los de aspecto más agradable.

Diseño de Detalles
Depende de laforma en que se utiliza el formulario y son:
* El proceso archivado/ recuperación
* El itinerario que sigue le formulario
* La índole de los datos inscriptos en el formulario y el grado en que pueden agruparse

Los conjuntos de formularios de múltiples partes pueden ser útiles pero hay que ponderar el costo, pero cuando no se usan y se requieren múltiples copias hay que evaluar no...