Etapas En El Sistema De Compras

ETAPAS EN EL SISTEMA DE COMPRAS

ETAPAS INDISPENSABLES EN EL PROCEDIMIENTO DE COMPRAS SON:
1. RECONOCIMIENTO DE UNA NECESIDAD
2. DESCRIPCION DE LA NECESIDAD
3. DETERMINACION Y ANALISIS DE LAS POSIBLES FUENTES DE ABASTECIMIENTO.
4. DETRMINACION DEL PRECIO Y DE LOS TERMINOS.
5. PREPARACION Y ASIGNACION DE LA ORDEN DE COMPRA.
6. SEGUIMIENTO Y, O EXPEDICION DE LA ORDEN.7. RECEPCION E INSPECCION DE LOS ARTICULOS.
8. LIQUIDACION DE LA FACTURA Y PAGO AL PROVEEDOR.
9. MANTENIMIENTO DE REGISTROS.
1.- RECONOCIMIENTO DE UNA NECESIDAD
* Cualquier compra se origina en el reconocimiento de una necesidad definida de algo en la organización. La persona responsable debe conocer cuales son los requerimientos individuales de la unidad que, cuanto y cuando senecesitan.
* Las requisiciones para equipo de oficina de toda clase pueden provenir del gerente de oficina o del contralor de la empresa.
Algunas requisiciones pueden venir de los departamentos de ventas o de publicidad o provenir de los laboratorios de investigación.
El depto. de compras es el responsable de ayudar a anticiparse a las necesidades de los departamentos usuarios el gerente decompras debe urgir, no solamente a que las requisiciones sean casi estándar como resulte posible y que sea el mínimo numero de ordenes especiales o poco usuales deben ser hechas con anticipación suficiente para evitar un numero excesivo de ordenes de “Urgencia” también, dado que el depto. De compras esta en contacto con las tendencias en los precios y condiciones generales del mercado, la asignaciónadelantada de órdenes es importante para protegerse contra una posible escases en el abastecimiento o contra precios incrementados.
Compras debe informar al departamento usuario del tiempo normal de adelanto necesario y de cualquier cambio importante con relación a todos los artículos estándar adquiridos

ÓRDENES URGENTES Y PRESIPITADAS
Con frecuencia se reciben un número excesivamente grande derequisiciones marcadas como “urgentes” no siempre se pueden evitar que existan urgentes, pero debe existir las emergencias que justifiquen su uso como:
* cambios repentinos en estilo o en diseño.
* Cambios inesperados en las condiciones de comercialización.
Estos pueden modificar el programa de abastecimiento de materiales cuidadosamente planeados-
hay ordenes urgentes que no se puedenjustificar bajo ninguna base son aquellas que surgen debido
* a un control deficiente del inventario
* mala planeación o presupuestacion de producción.
* Falta aparente de confianza en la capacidad del departamento de compras para conseguir los materiales para la planta.
* Costumbre de marcar todas las requisiciones de compra como urgentes, cualquiera que sea la causa esasórdenes son costosas.

ORDENES PEQUEÑAS
El asunto de las órdenes pequeñas se puede analizar desde diferentes ángulos como:
1. Si el problema se debe a departamento usuario, es posible que la persecución se pueda emplear para aumentar el número de artículos estándar requeridos.
2. Otra posibilidad es que el departamento de compras reúna las requisiciones pequeñas a medida que las reciba, hastaque se haya acumulado una cantidad total justificable de dinero.
3. Tercer método es establecer un calendario de requisiciones, dejando de lado días específicos para la requisición de abastecimiento específicos. El calendario se puede integrar a manera de que prácticamente todos lo artículos abastecidos por cualquier tipo especifico de vendedor sean pedidos el mismo día.
4. otro método el“comprar sin almacenar” o el concepto de “contratación de sistemas”. Este método se ha usado con amplitud para la compra de artículos para MRO (mantenimiento, reparación y operación)
ORDEN DE COMPRA CON CHEQUE EN BLANCO
Este método es para combatir el problema de las ordenes pequeñas se conoce como el sistema de “documento de orden de compra káiser”
La OC con cheque en blanco es una forma...