Etapas en la organizacion de un fondo acumulado

ETAPAS DE LA PROPUESTA ARCHIVÍSTICA

• Primera etapa: Análisis situacional del fondo documental acumulado
En esta etapa inicial del proceso se levantará el diagnóstico del FDA para determinar elestado actual de la organización de la documentación, sus características físicas de conservación y el volumen documental-

• Segunda etapa: Compilación de la información institucional
Paraalcanzar esta etapa se recurrirá:
- Identificación y análisis de los actos administrativos sobre la creación y
evolución orgánico –funcional de la Entidad.
- Análisis de la evolución del organigramainstitucional.
- Identificación de manuales de funciones y procedimientos.
- Identificación de la reglamentación interna de la entidad, referente a la gestión documental y a laadministración de archivos institucionales.
- Conocer la reglamentación específica que aplica al cumplimiento de las funciones específicas de la entidad, tanto retrospectivamente como actual o vigente.
-Identificación y análisis de los libros de registro y control de documentos.
- Conocimiento de las investigaciones e informes de la subdirección científica

• Tercera etapa: Inventario DocumentalSe debe levantar un inventario en su estado natural del fondo documental acumulado. El inventario debe recoger información sobre asuntos, dependencias, autores, fechas de producción de losdocumentos, tipo de unidades de conservación, soportes de almacenamiento, volúmenes de documentos entre otros. Realizar el inventario de los libros, material audiovisual, material fílmico, fotografías ypublicaciones periódicas que se encuentran en el archivo.

• Cuarta etapa: Valoración Documental
Considerando que el proceso de Valoración Documental es uno de los más representativos dentro de laorganización archivística, se adelantará la evaluación de la información documental a partir del análisis de los valores primarios y secundarios de los documentos, basándose para ello en los criterios de...