Etapas Para Diseñar Un Sistema De Control Administrativo

ETAPAS PARA DISEÑAR UN SISTEMA DE CONTROL ADMINISTRATIVO
1.- DEFINICIÓN DE LOS RESULTADOS DESEADOS.
El diseño de un buen sistema de control debe iniciarse en función de un objetivo fijado por la administración, determinando el conjunto de acontecimientos deseables en el futuro. Una vez más queda demostrada la interacción entre planeación y control. En esta etapa se debe tratar de que losresultados deseados se expresen en dimensiones cuantificables. Supongamos, por ejemplo, que se desea que el rendimiento sobre la inversión sea de 20%, con un margen de 10% y una rotación de 2. Recordemos: lo que no se puede medir, no se puede medir, no se puede evaluar y lo que no se publica jamás se mejora.
Las estructuras mentales particulares en ocasiones hacen fijar objetivos muy generales, lo queimpide un buen control. Sólo es posible lograr un control adecuado si los objetivos han sido claramente especificados, es decir, medidos y publicados.
Una vez expresados los resultados de manera cuantificable, deben ser relacionados con las personas que en forma directa e indirecta tengan que ver con los objetivos fijados por la administración, ya que el comportamiento humano influye en formasignificativa sobre el éxito de cualquier proceso. Lo adecuado es dividir los objetivos deseados en subobjetivos, para facilitar los ajustes en las diferentes secciones de la organización y lograr que el personal participe la obtención de los resultados.
Siguiendo con el ejemplo de rendimiento deseado, habría que determinar con cuánto va a contribuir cada director divisional, cuáles activos va atener bajo su control, que ingresos se esperan de él, etcétera.
2.- DETERMINACIÓN DE LAS PREDICCIONES QUE GUIARÁN HACIA LOS RESULTADOS DESEADOS.
Es errónea la idea de que el control administrativo consiste exclusivamente en comparar lo efectivamente producido con lo deseado. Un control administrativo es el que se preocupa por determinar con anticipación los elementos de predicción que durante elproceso del control ayudarán a la obtención de los resultados deseados.
Los elementos predictivos son indicadores para detectar desviaciones respecto a lo planeado y corregir oportunamente las fallas. A continuación se verán algunas formas de definir los elementos predictivos.
a) Cambios en los niveles medibles de los insumos.
Por ejemplo, si se prevé un cambio en los sueldos, se puede asegurarque ello implicará en nuevo gasto. Un contrato de compra de materiales va a generar costos futuros y de embarque.
b) Complejidad del proceso.
El grado de complejidad con que se conduce la operación provee una buena base para determinar lo que habrá de efectuarse; por ejemplo, el numero mensual de llamadas por teléfono de una gerencia de seguros ayudará a pronosticar el trabajo que habrá en lospróximos meses.
C) Síntomas.
Aunque los síntomas no afectan directamente a los resultados, pueden influir y ayudar a predecir; por ejemplo, el ausentismo indica baja moral del personal. Por eso se dice que la función de los elementos predictivos es evitar que aumente la brecha entre lo deseado y lo real, aplicando las acciones correctivas ante los primeros síntomas de desviación.
3.-DETERMINACIÓN DE LOS ESTÁNDARES DE LOS ELEMENTOS PREDICTIVOS EN FUNCIÓN DE LOS RESULTADOS.
Lo que se pretende en esta etapa es fijar el nivel que se considera aceptable y con el cual se harán las comparaciones. Es decir, cada elemento predictivo necesita un estándar en función de los resultados deseados, de manera que se vea por simple comparación cuándo se debe de aplicar una acción correctiva. Por ejemplopara el departamento de finanzas, el hecho de que un cliente no respete las condiciones de pago en un mes no es grave, en principio, pero tres o cinco clientes morosos en un mes ya pueden generar un problema de liquidez.
Es recomendable que estos estándares sean flexibles; es decir, que ante circunstancias especiales puedan adaptarse. Una compañía puede aumentar su inventario, es decir,...