etiquetas

Diez reglas esenciales de etiqueta para el email
Por Samuel Cepeda Hernandez
Las reglas de etiqueta en la comunicación personal son indispensables, tanto en el mundo de los átomos como en el de los bits. Y aunque los propósitos para comunicarnos pueden ser variados, todos queremos que nos entiendan cuando decimos algo en cualquier idioma. El uso del lenguaje tiene reglas básicas de uso segúnal medio que utilizamos. Es importante recordar que no es lo mismo decir las cosas hablando que por escrito. No podemos usar las mismas reglas cuando se requieren diferentes tipos de redacción: un recado en papel, un email, un memo, una carta de trabajo, etc.
Pensemos en una situación imaginaria en la que sólo fuera posible comunicarse vía correo postal y recibir respuesta a una carta tomara, comotiempo mínimo, 15 días. Puedo apostar que cualquiera pensaría más de dos veces lo que escribe, porque un error de comunicación costaría por lo menos 30 días de angustia para intentar corregirlo. Si bien es cierto que el email nos ha salvado de un escenario así, también hay que tomar muy enserio las reglas de etiqueta al escribir en este medio tan inmediato de comunicación, al menos si deseamosobtener algo a cambio de nuestro acto de comunicarnos. Por eso aquí te presentamos 10 reglas esenciales de etiqueta para escribir un email.
1. No usar mayúsculas
D.R. Samuel Cepeda Hernández ©2012
Gritar nunca a sido cordial, no importando en que medio lo hagas. En el lenguaje hablado tiene un alto costo social, es muy mal visto. En un email también: No escribas en mayúsculas ninguna palabra enun mensaje a título personal. Sólo en mensajes oficiales (memos, correos electrónicos con fines de trabajo) que pretenden usar jerarquía de información para facilitar la lectura: título, subtítulo, párrafos informativos, pudiera haber alguna excepción.

2. Sé concreto
D.R. Samuel Cepeda Hernández ©2012
La ventaja de que el email sea un medio inmediato de comunicación es también una desventajacuando somos quien recibe. Si te pones en el lugar del otro cuando escribes entenderás que leer textos muy extensos puede significar dejar de leer otro de los tantos correos que se han recibido en el mismo momento. Esto es motivo suficiente para que alguien pudiera no leer tu envío.
3. Un saludo adecuado
D.R. Samuel Cepeda Hernández ©2012
Mide el nivel de respeto de la persona a quien escribespara elegir el tipo de saludo que debes emplear. Siempre inicia con un saludo sencillo y puedes ir aumentando gradualmente el respeto si amplías el saludo con el nombre, apellido o título que ostenta el destinatario.
4. Comienza con el título
D.R. Samuel Cepeda Hernández ©2012
Hay que recordar que el correo electrónico tiene partes básicas: título, saludo, cuerpo y firma. Todas las partes sonimportantes, pero la que llega primero al destinatario y podría determinar que el email sea o no sea leído por completo, es el título. Utiliza las menos palabras posibles que resuman el contenido de todo el correo. Es una atención muy bien recibida que desde el título ofrezcas información suficiente para que el otro pueda detectar el nivel de importancia que tiene tu mensaje y decida si lo lee deinmediato o puede esperar a un mejor momento.(buenos títulos)
5. No reenvíes innecesariamente
D.R. Samuel Cepeda Hernández ©2012
Reenviar un correo a uno o varios destinatarios es de muy buena educación cuando se solicita que así lo hagas. Pero si no te lo piden, es mejor no pecar de atento porque se pueden generar cadenas innecesarias que saturan el INBOX de quien reciba.
6. Respeta losderechos de autor
D.R. Samuel Cepeda Hernández ©2012
En la medida de lo posible, busca siempre dar crédito a lo que no te pertenece, aunque es socialmente aceptado que el email es un sistema de comunicación personal, es bien sabido que ninguna información enviada por email es 100% privada. Un envío personal se puede convertir en una cadena y existen penas severas para el que distribuye material...