Evaluacion del staff de una empresa

Comité de Informática

Una de las acusaciones más comúnmente lanzadas contra la informática y los informáticos es la falta de comunicación y entendimiento que se establece entre el departamento de informática en la empresa y el resto de la misma. El Comité de Informática es el primer lugar de encuentro dentro de la empresa de los informáticos y sus usuarios: es el lugar en el que se debatenlos grandes asuntos de la informática que afectan a toda la empresa y permite a los usuarios conocer las necesidades del conjunto de la organización -no sólo las de su área- y participar en la fijación de prioridades. Se evitan así acusaciones de favoritismo entre unas áreas y otras, en cuanto al trato recibido de informática, y, en definitiva, se atiende a la mejor utilización de los recursosinformáticos, tradicionalmente escasos.

Si bien estrictamente el nombramiento, la fijación de funciones, etc. del Comité de Informática no son responsabilidades directas de la Dirección de Informática, sino de la Dirección General fundamentalmente, la Dirección de Informática se ha de convertir en el principal impulsor de la existencia de dicho Comité.

Aunque no existe regla fija, el Comitédebería estar formado por pocas personas y presidido por el director más senior, dentro de la empresa, responsable en último término de las tecnologías de la información. El Director de Informática debería actuar como secretario del Comité y las grandes áreas usuarias deberían estar representadas al nivel de sus directores más senior. Asimismo, el director de Auditoría Interna debería ser miembrodel Comité.

Guía de auditoría

Al tratarse del máximo órgano decisorio sobre el papel de las tecnologías de la información en la empresa, ninguna auditoría de la Dirección de Informática debería evitar su revisión. El auditor deberá asegurar que el Comité de Informática existe y cumple su papel adecuadamente.

Para ello, deberá conocer, en primer lugar, las funciones encomendadas al Comité.En este punto, difieren las acciones concretas que el auditor deberá emprender ya que dependerán, en gran manera, del grado de Normalización imperante en la empresa. En unos casos, existirá una normativa interna explicando los objetivos, responsabilidades, componentes, etc. del Comité y en otros no existirá nada de eso y no habrá más que reuniones aperiódicas del mismo.

Entre las acciones arealizar, figuran:

• Lectura de la normativa interna, si la hubiera, para conocer las funciones que debería cumplir el Comité de Informática.

• Entrevistas a miembros destacados del Comité con el fin de conocer las funciones que en la práctica realiza dicho Comité.

• Entrevistas a los representantes de los usuarios, miembros del Comité, para conocer si entienden y están de acuerdo consu papel en el mismo.

Una vez establecida la existencia del Comité de Informática, habrá que evaluar la adecuación de las funciones que realiza. Para ello, el auditor, mediante un conjunto de entrevistas, lecturas de documentación interna del Comité, etc., deberá establecer un juicio sobre la validez, adecuación, etc. de las actuaciones del Comité. Uno de los aspectos, fundamentales que deberárevisar es el que hace referencia a la presencia y participación efectiva de las áreas usuarias.

Entre las acciones a realizar, figuran:

Lectura de las actas del Comité y entrevistas a los miembros del mismo, con especial incidencia en los representantes de los usuarios para comprobar que:

• El Comité cumple efectivamente con las funciones enunciadas más arriba.

• Los acuerdos sontomados correctamente y los puntos de vista de los representantes de los usuarios son tenidos en cuenta.

Posición del Departamento de Informática en la empresa

El segundo aspecto importante a tener en cuenta a la hora de evaluar el papel de la informática en la empresa, es la ubicación del Departamento de Informática en la estructura organizativa general de la misma. El Departamento debería...