Evento Y Banquetes

ORGANIGRAMA DE UN RESTAURANTE

COMO SE ORGANIZA EL DEPARTAMENTO DE EVENTOS Y BANQUETES DE UN HOTEL.
El departamento de banquetes es el responsable de la organización de diferentes tipos de eventos como: bodas, cenas, seminarios, conferencias, graduaciones etc., ya sea de carácter social o empresarial.
Los Eventos se clasifican en:
·Bodas
·Comidas de Negocios
·Cenas de Gala
·Homenajes·Cenas Especiales (Fin deAño, San Valentín, Reyes, etc)
·Seminarios
·Presentaciones (personajes, libros, productos, campañas…)
·Congresos y convenciones
·Conferencias
·Cumpleaños, Aniversarios, Comuniones, etc.
·Cócteles
·Rueda de prensa
·Desfiles de Moda
·Reuniones de empresa
En varios hoteles, una reservación de más de diez personas es considerada como un banquete, donde estaspersonas conocerán el establecimiento, para convertirse en clientes potenciales de los diferentes tipos de servicio que ofrecemos.
Los gerentes o ejecutivos de banquetes son los encargados de la venta, organización, supervisión y cobro de un evento, para evitar que el cliente trate con personas distintas en cada ocasión, se acostumbra dividirse las cuentas de los clientes de acuerdo a su segmento.El desarrollo del departamento se divide en varias etapas bien definidas que son:
Antes de la comercialización.
Diseño y planeación de menús.
Estudio de espacios (salones, jardines etc.)
Presupuestos.
Antes de la aceptación del presupuesto.
Visita del cliente al hotel y presentación de las instalaciones a este.
Estudio de posibilidades y variaciones.
Negociación.
Información sobrepolíticas de cancelación.
Después de la aceptación del presupuesto.
Este punto es el más largo puesto que incluye todo el proceso de planificación, organización y montaje.
Recibe depósito y firma el contrato del evento.
Planifica y organiza logística.

El auditor nocturno debe revisar la bitácora de eventos para asegurarse que todos los eventos programados han sido cobrados.

PROCESO DEBANQUETES.

El cliente solicita el servicio.- es el momento cuando este desea saber, si el salón que se ajusta a su evento esta disponible en la fecha deseada, ade4mas da a conocer al hotel lo que necesita y deja su información, con el fin de recibir pronto la documentación correspondiente, a esto se le llama cotización.
Verifica disponibilidad.- se consultan las reservaciones para verificar ladisponibilidad de la fecha deseada.
Contratación: por medio de la creación de una cotización e ideas innovadoras para la realización del evento convenciendo así al cliente de que somos su mejor opción y firmar un contrato.
Asesoramiento: Normalmente los chicos de preparatoria no saben muy bien lo que quieren o no tiene la experiencia por lo que yo le daré sugerencias en cuanto al tipo de meses ymontaje a utilizar, preguntaré primero si quieren algún tema en especifico para la decoración (sugerirle algunas en tendencia), preguntar o recomendar el tipo de comida y bebidas que se darán, preguntar si ya cuentan con algún grupo de ambientación o si desean que el departamento lo contrate, dar consejo en cuanto a centros de mesa, pista de baile y acomodo del lugar.
Planificación: Una vez quetenga todas las requisiciones del cliente me pondré a contactar con proveedores, planificar el menú para una prueba, buscaré productos que se adapten con el presupuesto del cliente, realizaré ordenes de servicio para ir dando conocimiento a los demás departamentos de la realización del evento así como de las actividades que tienen que realizar cada uno.
Desarrollo del proyecto: Haré una pruebadel montaje, menú y decoración días antes con el cliente para verificar que es de su gusto, una vez que el cliente me dé luz verde empezaré con la compra de la materia prima, contratación de proveedores (sonido, luz, meseros, etc).
El día del evento horas antes me aseguraré de que todo esté montado como lo planeado, que la comida ya esté hecha, que el sonido ya esté listo así como todas las...