Eventos

Regional Distrito Capital
Centro de Gestión Administrativa

Competencia: Organizar eventos que promuevan las relaciones empresariales, teniendo en cuenta el objeto social de la empresa.
Resultado de Aprendizaje: Organizar Eventos de manera responsable, teniendo en cuenta la conformación de comités, la coordinación de las responsabilidad es los diferentes comités, de acuerdo con el tipo deevento y las políticas institucionales.
Modalidad de Formación: Presencial – Virtual
Duración: 250 horas
Apreciado Aprendiz: Para el logro de la competencia “Organizar Eventos empresariales que promueven las relaciones empresariales, teniendo en cuenta el objeto social de la empresa” Iniciaremos el tema con la actividad que se plantea a continuación, para lo cual se recomienda suparticipación en el desarrollo de las presentes actividades de manera responsable y comprometida.
Es importante que el resultado de las actividades se estructuren en el portafolio de evidencias de aprendizaje.
ACTIVIDADES A DESARROLLAR
Actividad No. 1
* Concepto de Evento, clasificación de eventos, agentes que intervienen en un evento, etapas del evento, estructura general de un evento(Organigrama)
EVENTO: Es una actividad especial que se realiza en cualquier espacio ya sea campo, en ciudad entre otras para celebrar un acontecimiento que planear, organizar, controlar y por ultimo dirigir.

1. Como todo proceso, tiene un principio, un medio y un final.
2. Se hace con un propósito
3. Su realización tiene un costo.
4. Alguien debe planificarlo, organizarlo y llevarlo acabo.
Como toda actividad, un evento involucra 5 variables fundamentales:
1.         Tiempo
2.         Espacio
3.         Personas
4.         Materiales
5.         Dinero
Son esas cinco variables las que el organizador (diseñador, asesor) debe administrar para incrementar la probabilidad de éxito, es decir, la calidad de la experiencia que tendrán las personas que participan en el evento
Lomás importante de todo el proceso es llenar las expectativas de las personas que en él participan, los diferentes “públicos”:
1. El “Dueño” del evento, aquella persona u organización que ha generado la idea, que decide su realización y genera el trabajo.
2. Los asistentes, aquellas personas que –sin ser un público pasivo- reciben el beneficio que el dueño espera del evento.
3. Losproveedores de productos y servicios relacionados, sin los cuales no podría completarse el objetivo que el dueño persigue al organizar el evento, y
4. El Organizador, aquella persona -o grupo de personas-que hace posible que todos los factores se reúnan en un todo armónico para alcanzar el objetivo.
Los eventos no son nada nuevo. A través de los siglos, las personas se han estado reuniendo paramuchos propósitos.
Aún antes de los tiempos de Platón y Aristóteles, las personas se han reunido para transmitir y compartir conocimientos.
Se reunían los Romanos en el Coliseo (algunos de los asistentes no tenían una experiencia placentera)
Ha habido (y la tendencia es que seguirá habiendo) reuniones artísticas, políticas, religiosas, sociales de negocios y muchas más
Y todo eso continúa ennuestros días.
La industria de organización de eventos representa un movimiento económico de más de cien mil millones de dólares por año en todo el mundo, de acuerdo con el “Institute of Meeting Professionals”, de los Estados Unidos.  Es una “industria” muy lucrativa.
Los ofrecimientos para la realización de reuniones empresariales y sociales son mayores cada día de parte de entidades privadas(como cadenas de hoteles, restaurantes y lugares especiales al efecto) o públicas (como muchas Secretarías de Turismo de casi todos los países del mundo)
 
Las reuniones, grandes o pequeñas, pueden tomar muchos meses de preparación o pueden ser convocados en un abrir y cerrar de ojos.
De importancia clave en el proceso es la persona que lo planifica, basado en los requerimientos de la persona...