Eventos

Guía para la organización de eventos
Esta guía detallada para la organización de eventos ha sido diseñada con vistas
a ayudarle a desempeñar su tarea como anfitrión, y conseguir repetidamente
que sus eventos sean un gran éxito.
Establezca sus objetivos
La planificación es primordial; un evento que no se haya planeado de antemano o estudiado a fondo
podría acabar siendo un desastre. Por lotanto, si quiere garantizar que todo salga a las mil
maravillas, deberá idear un plan general para su evento que incorpore objetivos “ACERTADOS”.
A – APRECIABLES
¿Cómo sabe si va por buen camino a menos que evalúe
la situación? Una meta debe ser mensurable para
garantizar que está cumpliendo los objetivos que se ha
propuesto.
Organice las tareas que debe llevar a cabo como parte
del planconcebido para su evento, y fije sus propios
plazos para completarlas. Cuando termine cada una de
las tareas, tendrá una idea más clara del progreso que
está realizando.
E- ESPECÍFICOS
Una vez que se ha propuesto una meta y ha pensado en
lo que quiere lograr con su evento, debería plantearse las cinco preguntas que enumeramos a
continuación:
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¿Qué?– ¿Qué quiero lograr coneste evento?
¿Por qué? – ¿Por qué quiero conseguirlo?
¿Quién?– ¿Quién me ayudará a conseguir mi objetivo y me apoyará en el evento?
¿Dónde?– ¿Dónde tendrá lugar mi evento?
¿Cuáles? – ¿Qué herramientas y materiales necesitaré para el evento?

R – RELEVANTES & REALISTAS
El esfuerzo que hace a la hora de crear un evento siempre tendrá su recompensa. Sin embargo, ¿qué
quiere lograr exactamentecon este evento? No olvide que la meta y los objetivos deben ser
realistas.

A – ALCANZABLES
Echemos un vistazo a las preguntas de más arriba: ¿se ha propuesto objetivos realistas? ¿Podrá
lograrlos en el plazo de tiempo específico que ha determinado?
Cuando organiza su propio evento, siempre se necesitan grandes dosis de tiempo y esfuerzo y,
además, se debe contar con la actitud y losrecursos adecuados para garantizar que en la medida de
lo posible todo marche sobre ruedas.
O – OPORTUNOS
Piense en ese momento del año más oportuno para ser anfitrión de un evento, y plantéese qué
fechas serían más convenientes para los asistentes. Asimismo, ¡asegúrese de que la competencia no
haya organizado eventos que podrían quitarle protagonismo a su día!

¿En qué se va a concentrar?
Susobjetivos le ayudarán a determinar el tipo de evento que quiere organizar y su enfoque
principal. A modo de ejemplo, podemos citar:
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Los eventos de venta al por menor
La promoción del negocio y el reclutamiento
El lanzamiento de productos
Encuentros
Conferencias
Cursos formativos del HBM

¿A qué tipo de público va a dirigir su evento?
Esta pregunta está ligada a losobjetivos y el enfoque que pretende utilizar, y estos dos factores
dependerán a su vez de los motivos para crear su propio evento. Todo esto le ayudará a determinar
el tipo de público con el que le gustaría contar en su evento.
Tendrá que pensar en las siguientes variables para
comprender el tipo de público al que va a dirigir su evento:
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Variables demográficas: Edad y ubicación

Variables psicográficas: Intereses, pasatiempos y
personalidad

Estas variables también le ayudarán a discernir la mejor
manera de conectar con el público en lo relativo al tipo de
comunicación que debería utilizar para los eventos: ¿estas
personas preferirían recibir una carta que promocione el
evento o un correo electrónico?, ¿utilizan las redes sociales?,
¿podría anunciar su evento dentrode estas? Hablaremos con
más detalle acerca de este tema en el apartado de
promociones de esta guía.

Aspectos básicos en la planificación de eventos
A continuación, detallamos algunos puntos clave que debe considerar a la hora de organizar su
evento. Esta lista también puede utilizarse a modo de listado de verificación en las etapas iniciales
del proceso de planificación:
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La...