Eventos

Organización de eventos


La organización de eventos es el proceso que con lleva el diseño, planificación y producción de congresos , festivales, ceremonias, fiestas convenciones u otro tipo de reuniones, cada una de las cuales puede tener diferentes finalidades.


Pasos para la planificación


Producción
El conjunto de gestiones previas al inicio de la reunión y que tienen como objetivoprincipal la preparación de los recursos y equipos que componen el evento.
Montaje
Disposición del equipo y los recursos técnicos, humanos y materiales que se utilizaran en el lugar donde se realizará el evento.
Ejecución
Fase en la que, estando los participantes del evento reunidos en el mismo lugar y al mismo tiempo, comparten las actividades planificadas
Desmontaje
Orden del equipo para retiro de losmateriales y elementos que fueron utilizados en el evento.
Evaluación de resultados
Momento en el que se establece el grado de cumplimiento de los objetivos establecidos y la eficiencia de las prestaciones. La Evaluación de resultados es una de las partes más importante del post evento. Conocer si se han cumplido, como mínimo, los objetivos previstos y el rendimiento producido con ellos.Post-evento
Recopilación de todas las acciones realizadas en el evento. Seguimiento que ayudan a la evaluación del mismo. En esta fase se incluirá la documentación gráfica del mismo; Fotografías, montajes de videos, clipping de prensa, seguimientos 2.0, etc.








¿Qué es un organizador de eventos?



Un organizador de eventos es quien planifica, organiza y coordina para no descuidar ni el más mínimodetalle de un evento: boda, cumpleaños de quince, desayuno de trabajo, family day, etc. Se encarga de proponer y realizar el trabajo delegado por el cliente, lo salva de las eternas búsquedas y las negociaciones con los proveedores. Lo ayuda en todos los preparativos, dejando que participe tanto como quiera o pueda. El día del evento procurará que todo funcione como un relojito, que cada detalle estéen su sitio. Dará tranquilidad al cliente en los meses previos a ese día y hará que disfrute o transite ese día sin tener que pensar en nada más.

Contar con una empresa organizadora de eventos facilita las cosas y permite relajarse y disfrutar el proceso. Aun teniendo tiempo, uno se pregunta por dónde empezar. Hay mucho a tener en cuenta, como por ejemplo los proveedores que ofrecen un mismoservicio con diferentes calidades y precios. Sin la ayuda del organizador, el cliente tendría que manejar el timing del evento y especialmente su presupuesto.

Así, las ventajas de contratar a un idóneo en organización de eventos son: la información que maneja a diario, la experiencia ganada con cada evento que organiza, la cartera de proveedores de confianza con la que trabaja y su dedicaciónexclusiva. Con tantos detalles a considerar, su conocimiento del mercado hace que esta búsqueda le resulte más sencilla.

Otra tarea importante es optimizar el presupuesto que tiene el cliente. Al hacerlo diariamente, es mucho más fácil que un organizador de eventos tenga proveedores que ofrezcan precios exclusivos, con descuentos sustanciales que favorecerán el presupuesto final. Buscará proveedoresque estén en el rango del presupuesto, ahorrando tiempo y dinero. Presentará diferentes opciones para cada elemento del evento, coordinará entrevistas con los proveedores para visitar los lugares elegidos, ir a degustaciones de catering, etc.

A esta altura estarás pensando que debe ser muy caro tener un organizador para tu evento. Pero no es así. Hay diferentes modalidades de servicios que seadaptan a cada necesidad y también a cada bolsillo. En nuestro caso, podemos ocuparnos de todo tu evento desde las invitaciones hasta los traslados, o de sólo una parte, o de determinadas prestaciones. De eso dependerán nuestros honorarios.












Cualidades de un organizador de eventos




Un organizador de eventos debe ser… 

Habilidoso: Es fundamental este punto. La persona que organiza un...