Evolucion del office

La evolución de Office
Office 2003 es parte de una estrategia que Microsoft llama Office System. El objetivo ahora no es solo la producción de información, sino el uso inteligente y automatizado de la misma para hacer eficientes las empresas.
Los usuarios individuales que esperaban con ansias los profundos cambios de cada nueva versión de Office posiblemente están desilusionados desde hacevarios años. Para alguien que use Office en su hogar, las ediciones recientes no han traído transformaciones radicales.
Pero la situación es diferente en las empresas. En ese ambiente, con varios computadores conectados a un sistema de información que almacena los datos de los clientes, los productos y los negocios, Office ofrece nuevas opciones favorables, como la capacidad de interconectar losprogramas de la suite con esos sistemas para el intercambio y acceso a la información.
Esto es lo que Microsoft denomina Office System. "Muchas compañías ya cuentan con productos de Microsoft en los PC de sus empleados y en los servidores. Office System busca que esa estructura les permita aprovechar mejor la información para darles mayor autonomía a los empleados para tomar decisiones", explicaAlberto Acero, gerente de ventas consultivas en Microsoft Colombia.
Una parte de este concepto de Office System es el paquete Office 2003, en donde los tradicionales Word, Excel y PowerPoint tienen una característica especial: "Ya no son una pantalla en blanco. Al abrir el programa, el usuario encontrará siempre opciones y herramientas para tener acceso y compartir la información que requiere para sutrabajo", explica Acero. Cada vez que escriba un nombre de una persona o empresa, una fecha, un mensaje de correo electrónico, un número de orden o factura, el programa le permitirá ejecutar diferentes tareas de manera automática.
"Office se hace ‘inteligente’. Cualquier dato que esté relacionado con los sistemas de la empresa inmediatamente se activa con un listado de opciones para profundizaren su información. Ahora cualquier empleado puede saber el estado del inventario, la historia de ventas por producto o por cliente, contactar a otros compañeros para compartir información y hasta generar reportes inmediatos sobre un departamento de la empresa", afirma Acero, de Microsoft.
Un nuevo concepto
Vale la pena anotar que Office no se aleja del todo de los usuarios individuales. "Officecontinuará entregando versiones ‘livianas’ con los tres programas que todo el mundo usa. Pero las ediciones profesionales y para pequeñas y medianas empresas son las que incluyen los mayores beneficios del nuevo Office System", dice Acero.
Así las cosas, Office System se divide en tres frentes: los programas (entre ellos los de Office), el software de servidores y las aplicaciones prediseñadas.En el primero están los programas tradicionales (Word, Excel, PowerPoint, Access, Visio, Publisher, Project y Outlook), que incluyen las opciones que se han mencionado de conexión con sistemas de información gracias al estándar XML (o de web services, como lo llama Microsoft).
Adicional a estos programas, nacen Infopath 2003, que sirve para crear formularios ‘inteligentes’ que se conectan a lossistemas de información de la empresa para eliminar procesos físicos de documentos (cotizaciones, facturas, etc.). Este crea documentos autoeditables; es decir, que ellos mismos buscan la información que deben llevar para completarse.
El otro programa nuevo es OneNote 2003 (ver sección Tutorial, en la página 46), que permite intregrar notas e ideas provenientes de diversas fuentes. Es ideal paracentralizar y aprovechar los datos informales que producen los empleados o funcionarios de la empresa. Estas anotaciones se almacenan en un mismo sitio para luego organizarlas y compartirlas.
El segundo pilar de Office System es el software de servidores. El más importante es Share Point Portal Server, que actúa como el punto central a donde confluyen todos los archivos que se crean con los...