Examen

EXAMEN
Una vez que se haya puesto en marcha la instrumentación luego de haber seleccionado y aplicado las técnicas de recolección, determinados los instrumentos de medición, iniciada la elaboración de los papeles de trabajo y registradas las evidencias bajo un estricta supervisión, se debe llevar a cabo el examen, el cual consiste en dividir o separar los elementos componentes de los factoresbajo revisión para conocer la naturaleza, características y origen de su comportamiento, sin perder de vista la relación, interdependencia e interacción de las partes entre si y con el todo, y de estas con su contexto.
PROPOSITO
El propósito del examen es aplicar las técnicas de análisis procedentes para lograr los fines propuestos con la oportunidad, extensión y profundidad que requiere eluniverso sujeto a examen y las circunstancias específicas del trabajo a fin de reunir los elementos de decisión óptimos.
PROCEDIMIENTO
Fundamentalmente, el examen sirve para clasificar e interpretar hechos, diagnosticar problemas que se deben evaluar y racionalizar los efectos de un cambio.
El procedimiento de examen consta de los siguientes pasos:
* Conocer el hecho que se analiza
*Describir eso hecho
* Descomponerlo en sus partes integrantes para estudiar todos sus aspectos y detallas.
* Revisarlo de manera crítica en sus partes integrantes para estudias todos sus aspectos y detalles.
* Ordenar cada elemento de acuerdo con el criterio de clasificación seleccionado mediante comparaciones y búsqueda de analogías o discrepancias.
* Definir las relaciones que operanentre cada elemento, considerando individualmente y en conjunto.
* Identificar y explicar su comportamiento con el in de entender las causas que lo originaron y el camino para su atención.
Un enfoque muy eficaz para consolidar el examen consiste en adoptar un actitud interrogativa y formular de manera sistemática seis preguntas:
1. ¿Qué trabajo de hace? Naturaleza o tipo de labores que serealizan.
2. ¿Para qué se hace? Propósitos que se persiguen
3. ¿Quién lo hace? Personal que interviene
4. ¿Cómo se hace? Métodos y técnicas que se aplican.
5. ¿Con que se hace? Equipos e instrumentos que se utilizan.
6. ¿Cuándo se hace? Estacionalidad, secuencia y tiempos requeridos.
7. ¿Por qué se hace? Lógica o razón que se sigue.
Después de obtener respuestas claras yprecisas para cada una de las preguntas anteriores, dichas respuestas deben someterse, a su vez, a un nuevo interrogatorio mediante la pregunta ¿Por qué? Hasta en cinco ocasiones de manera consecutiva. El primer por qué generalmente produce una explicación superficial de una situación, pero cada uno de los subsiguientes examina de una manera más profunda las causas de esa situación y las solucionespotenciales. El objetivo de los cinco por qué es mejorar la manera en la que se visualizan las cosas y generar alternativas para su atención. A partir de este momento el examen se toma más crítico, y permite que, con base en las nuevas respuestas, se asuma una perspectiva cada vez más profunda con respecto a las alternativas para respaldar las conclusiones y juicios del auditor.
Este análisistambién permite que el auditor enlace información específica con supuestos subyacentes que son en gran medida reglas del juego no escritas tales como:
* Motivadores (lo que resulta importante para el personal), como la remuneración, la esencia de los puestos, el desarrollo profesional, la posición, las contrataciones y los despidos.
* Facilitadores (que es importante para el personal), comolas descripciones de puestos, organigramas, procesos, línea de trabajo y supervisión y responsabilidades asignadas.
* Indicadores (como se mide al personal, o como puedan las personas conseguir aquello que les resulta importante), para medir el rendimiento, descripciones de objetivos y metas a alcanzar, las evaluaciones, el objeto, la visión y la estrategia.
Una vez que se identifican las...