EXCEL 2007 III

IMPORTAR DATOS A EXCEL

En muchas ocasiones tenemos la necesidad de trabajar en Excel con datos procedentes
de otras aplicaciones. Tenemos dos alternativas:
- Introducir de nuevo los datos en un libro de trabajo, con el consumo de tiempo
que ello implica más el riesgo de introducir erróneamente los datos al
introducirlos manualmente.
- Utilizar algunas de las herramientas disponibles en Excelpara importar datos.
Para importar datos externos
ternos a Excel disponemos básicamente de dos opciones:
- Utilizar el portapapeles de Windows,
Windows, es decir, copiar los datos de la
aplicación externa y pegarlos en una hoja de Excel.
- Importar datos de otro archivo que no tiene que ser necesariamente del
formato Excel.
La primera opción es la más directa, pero tiene el contrapunto de ser máslaboriosa y
tediosa.
La segunda opción es más rápida, pero pueden surgir problemas de compatibilidad
dependiendo del formato del archivo a importar.
Si todavía no estás familiarizado
miliarizado con el funcionamiento del Portapapeles,
Portapapeles visita nuestro
básico .
El problema fundamental de la importación de datos externos, hemos dicho que es
debido al formato de los propios archivos, estoquiere decir que cada aplicación genera
un archivo con un formato propio para identificar mejor el contenido de los datos, por
ejemplo Excel al generar un archivo .xls no solamente guarda los datos que hemos
introducido sino que lo guarda con un formato especial para interpretar el documento
en su plenitud,, de esta manera sabe exactamente dónde están las fórmulas, qué
formato estético tiene eldocumento, etc.

Además de esto, al importar datos de una aplicación externa debemos tener en
cuenta que pueden surgir los siguientes fallos:
- Algunas de las fórmulas no ajustan correctamente.
- El formato no se ajusta al original.
- Las fórmulas y funciones que no entiende no las copia.
Pese a todos estos contratiempos, siempre es mejor intentar realizar una
importación y después comprobar si todoha salido correctamente.
correctamente. A no ser que la
cantidad de datos no sea demasiado extensa y nos decantemos por utilizar el
portapapeles.

Utilizar el asistente para importar texto
Cuando decimos archivos de texto nos estamos refiriendo a archivos que no tienen
formato, los conocidos como archivos de texto plano (ASCII); los archivos de texto con
formato como los de Word (.doc) o los (.rtf)tienen otra forma de importarse a Excel que
veremos más adelante.
Pero para importar archivos de texto con el asistente podemos hacerlo de dos formas
distintas:
- Podemos acceder a la pestaña Datos y seleccionar uno de los tipos de orígenes de
datos que podemos encontrar en esta sección.

- O acceder
eder mediante el Botón Office - Abrir y donde pone Tipo de datos
seleccionar Todos los archivos(*.*)
(*.*).
A continuación en ambos casos se sigue el mismo procedimiento.

Nos aparece un cuadro de diálogo para seleccionar el archivo a importar.
Una vez seleccionado
nado el archivo de texto aparecen una serie de tres pantallas
correspondientes al asistente para importar texto.

En la ventana del Asistente para importar texto -Paso 1 , aparecen varias
opciones:
Podemos indicar si el textoimportado tiene los Campos delimitados o no para que
Excel sepa donde empieza un campo y dónde acaba.
Podemos indicar a partir de qué fila queremos importar por si queremos descartar
títulos, por ejemplo.
Y también podemos decidir el Origen del archivo.
Si todos los datos son correctos pulsamos sobre Siguiente>.

En la segunda pantalla del asistente podemos elegir los separadores de los datos.
Pordefecto viene marcado el separador de Tabulación.. En la imagen podemos ver
que lo que hay en cada línea lo incluye en un sólo campo, esto es debido a que no hay
signos de tabulación en el texto por lo que todo lo escrito lo pone en un sólo campo.
Si hubiéramos seleccionado Espacio,, el carácter espacio en blanco delimitaría los
campos es decir que nos aparecerían
aparecerían varias columnas...