Expediente De Contratacion
1. Definición.
En sentido amplio, es el conjunto de documentos que contiene todas las actuaciones relativas a la contratación de bienes, servicios u obras.
2. ¿cuando se inicia?
Inicia con la formulación del requerimiento del área usuaria y concluye con la terminación del contrato.
El Expediente de Contratación se origina en la fase de actos preparatorios y sucesivamente irá incorporando documentos, dictámenes, decretos, acuerdos, notificaciones, resoluciones, propuestas técnicas y económicas, y demás diligencias hasta su cierre en la fase de ejecución contractual, específicamente con la culminación del contrato.
El artículo 7° de la Ley prescribe lo siguiente:
“La Entidad llevará un Expediente de Contratación que contendrá todas las actuaciones de proceso de contratación, desde el requerimiento del área usuaria hasta la culminación del contrato, debiendo incluir las ofertas no ganadoras. El referido expediente quedará bajo custodia del órgano encargado de las contrataciones, conforme establezca el Reglamento”.
En efecto, el órgano encargado de las contrataciones tendrá a su cargo la custodia y responsabilidad del expediente de contratación, salvo en el período en el que dicha custodia esté a cargo del Comité Especial.
En sentido estricto, podemos afirmar que el Expediente de Contratación comprende toda aquella documentación técnica y económica que debe ser sometida a aprobación previa por el funcionario competente de la Entidad, a fin de dar inicio al procedimiento de selección de postores para la contratación definitiva.
Dicho expediente debe contener la información referida a las características técnicas de lo que se va a contratar, el estudio de las posibilidades que ofrece el mercado, el valor referencial, la disponibilidad presupuestal, el tipo de proceso de selección, la modalidad de selección, el sistema de contratación, la modalidad de contratación a utilizarse y la fórmula de reajuste de ser el caso
Una vez aprobado el Expediente de Contratación, se incorporarán todas las actuaciones que se realicen desde la designación del Comité Especial hasta la culminación del contrato, incluyendo las ofertas no ganadoras.
El órgano encargado de las contrataciones es el responsable de remitir el Expediente de Contratación al funcionario competente ara su aprobación, de acuerdo a sus normas de organización interna.
En el caso en que un proceso de selección sea declarado desierto, la nueva convocatoria deberá contar con una nueva aprobación del Expediente de Contratación sólo si este ha sido modificado en algún extremo.
3 Finalidad e Importancia
La finalidad de la formulación del Expediente de Contratación es contar con la base técnica y económica que permita a la Entidad obtener una oferta idónea, con la calidad requerida o mejorada y a un costo o precio adecuado, en el momento oportuno.
A su vez, la debida formulación del Expediente de Contratación nos permitirá:
• Cumplir las metas y objetivos de la Entidad, según lo establecido en sus planes estratégicos y operativos.
• Aplicar los principios de eficacia, eficiencia y celeridad.
• Contar con un abastecimiento oportuno para la satisfacción de las necesidades.
• Maximizar el valor del dinero.
Cabe destacar que el Expediente de Contratación reviste especial trascendencia, toda vez que constituye un aspecto medular de la actuación administrativa: la formulación del mismo determina en gran medida el resultado favorable...
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